Datenschutzerklärung

Stand: 2. September 2026

1. Verantwortlicher und Kontakt

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden, wenn Sie zugferd.randomstar.org besuchen oder den Dienst E-Rechnung Pro (der "Dienst") nutzen. Sie erfolgt nach Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung, "DSGVO").

Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Nr. 7 DSGVO ist:

CHERNOVA LILIIA PETRIVNA
Einzelunternehmerin nach ukrainischem Recht, handelnd unter E-Rechnung Pro
Masyv Rajduschnyj 24, 67804 Lymanka, Bezirk Odesa, Gebiet Odesa, Ukraine
E-Mail: zugferd@randomstar.org
Telefon: +380 99 149 57 47

1.1 Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche ist nach Artikel 37 DSGVO nicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet und hat keinen benannt. Richten Sie datenschutzrechtliche Anliegen bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Speicherort Ihrer Daten

Der Dienst einschließlich des Validierungsdienstes für Rechnungen und des Dienstes zur Erzeugung von Dokumentvorschauen wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, im Rechenzentrumsstandort Falkenstein, Deutschland, betrieben. Auch der E-Mail-Versand erfolgt über dieselbe Infrastruktur.

Sämtliche Kontodaten, hochgeladenen Dateien und erzeugten Dokumente werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union gespeichert. Eine Speicherung von Nutzerdaten außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.

Der Verantwortliche ist in Deutschland niedergelassen. Sämtliche Kontodaten, hochgeladenen Dateien und erzeugten Dokumente werden auf Servern innerhalb der Europäischen Union verarbeitet. Die einzige Verarbeitung, die ein Land außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums berührt, ist die Zahlungsabwicklung; sie ist in Ziffer 3.6 beschrieben.

3. Verarbeitungen, Zwecke und Rechtsgrundlagen

3.1 Besuch der Website

Bei jedem Seitenaufruf protokolliert der Webserver: Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, die angeforderte Ressource, den HTTP-Statuscode, die übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite sowie die von Ihrem Browser übermittelte Browser- und Betriebssystemkennung.

Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung der Stabilität, Erkennung und Aufklärung von Angriffen und Missbrauch, Fehlerdiagnose.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb des Dienstes. Die Protokolldaten werden nicht mit Ihrem Nutzerkonto zusammengeführt und nicht zu Ihrer Identifizierung verwendet.
Speicherdauer: 90 Tage, danach Löschung.

3.2 Registrierung und Verwaltung Ihres Nutzerkontos

Für die Einrichtung eines Kontos verarbeiten wir: Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert, niemals im Klartext) sowie optional Ihren Firmennamen. Wir erzeugen einen Bestätigungstoken für Ihre E-Mail-Adresse und speichern das Datum der Registrierung und der letzten Anmeldung.

Zweck: Einrichtung und Verwaltung Ihres Kontos, Authentifizierung, Erbringung des Dienstes.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, Erfüllung eines Vertrags sowie Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage.
Speicherdauer: für die Dauer Ihres Kontos. Konten mit unbestätigter E-Mail-Adresse werden automatisch nach 7 Tagen gelöscht.

3.3 Anmeldung mit einem Google-Konto

Sie können sich optional mit Ihrem Google-Konto registrieren und anmelden. Nur wenn Sie diese Möglichkeit aktiv wählen, übermittelt Google uns Ihre Google-Nutzerkennung, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ohne Ihre aktive Auswahl werden keine Daten an Google übermittelt.

Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Informationen zur Verarbeitung durch Google finden Sie unter policies.google.com/privacy.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, da die Anmeldung erforderlich ist, um Ihnen den Zugang zu dem von Ihnen gewünschten Konto zu verschaffen.

3.4 Unternehmensprofil und Rechnungsinhalte

Zur Erstellung von Rechnungen können Sie ein Unternehmensprofil hinterlegen mit: Firmenname, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Registernummer, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website, IBAN, BIC, Name Ihrer Bank, Firmenlogo und freiem Fußzeilentext für Rechnungen.

Darüber hinaus stellen Sie die Inhalte der Rechnungen bereit, die Sie erstellen, konvertieren oder prüfen lassen. Diese Inhalte können personenbezogene Daten Dritter enthalten, insbesondere Ihrer eigenen Kunden, etwa deren Name, Anschrift, Kontaktdaten sowie Bezeichnung und Wert der gelieferten Waren oder Leistungen.

Zweck: Erstellung, Konvertierung und Prüfung von ZUGFeRD- und Factur-X-Dokumenten auf Ihre Veranlassung, Vorbelegung Ihrer Rechnungen.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
Wichtiger Hinweis: Hinsichtlich der in Ihren Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten handeln wir als Auftragsverarbeiter für Sie, und Sie sind Verantwortlicher. Dieses Verhältnis wird durch einen gesonderten Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 DSGVO geregelt, der auf Anfrage erhältlich ist und Bestandteil Ihres Vertrages mit uns wird.

3.5 Verarbeitung Ihrer Dokumente

Von Ihnen hochgeladene PDF-Dateien und die für Sie erzeugten Dokumente werden gespeichert, damit sie in Ihrer Dokumentenhistorie verfügbar bleiben und erneut heruntergeladen werden können. Zur Prüfung eines Dokuments gegen die ZUGFeRD- und Factur-X-Spezifikationen sowie zur Erzeugung von Vorschaubildern werden Dateien an zwei vom Verantwortlichen betriebene Hilfsdienste unter validator.randomstar.org und render.randomstar.org übermittelt. Beide laufen auf derselben in Ziffer 2 beschriebenen Infrastruktur in Falkenstein, Deutschland, und sind für Dritte nicht zugänglich.

Zu jedem Dokument speichern wir dessen Art, den Zeitpunkt der Verarbeitung, ob es innerhalb Ihres kostenfreien Kontingents verarbeitet wurde, sowie das technische Prüfergebnis.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO.
Speicherdauer: für die Dauer Ihres Kontos, danach nach Maßgabe der Ziffer 5.

3.6 Abonnements und Zahlungen

Zahlungen werden über unseren Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited abgewickelt. Ihre vollständige Kartennummer, das Ablaufdatum und die Prüfziffer werden auf der Seite des Zahlungsdienstleisters eingegeben und niemals an uns übermittelt oder von uns gespeichert. Wir erhalten und speichern: Betrag, Währung, unsere interne Vorgangsnummer, Status und Datum der Transaktion, die maskierte Kartennummer und das Kartensystem sowie einen Zahlungstoken, der die wiederkehrende Abbuchung des Abonnements ermöglicht, ohne dass Sie Ihre Kartendaten erneut eingeben müssen.

Zweck: Abwicklung Ihres Abonnements, der Verlängerungen, Herabstufungen, Kündigungen und Erstattungen sowie Erfüllung buchhalterischer und steuerlicher Pflichten.
Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO für die Durchführung des Abonnementvertrags und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO für die Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen nach anwendbarem Steuerrecht.
Speicherdauer: Zahlungsunterlagen werden nach Paragraf 147 Absatz 3 der Abgabenordnung acht Jahre ab dem Ende des Jahres aufbewahrt, in dem die Transaktion stattgefunden hat. Ein gespeicherter Zahlungstoken wird gelöscht, sobald Sie das Zahlungsmittel entfernen oder Ihr Abonnement beenden.

3.7 Kontaktformular und Support

Bei Nutzung des Kontaktformulars verarbeiten wir den von Ihnen angegebenen Namen, die E-Mail-Adresse, den Firmennamen, den Betreff und die Nachricht sowie den Zeitpunkt der Übermittlung. Das Formular ist durch ein Prüfbild und ein verstecktes Feld gegen automatisierte Einsendungen geschützt.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO, soweit Ihre Anfrage einen bestehenden oder angebahnten Vertrag betrifft, im Übrigen Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung an uns gerichteter Anfragen.
Speicherdauer: 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz.

3.8 Newsletter

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Sprachauswahl sowie Datum und Herkunft der Anmeldung. Wir verwenden das Double-Opt-in-Verfahren: Sie erhalten eine E-Mail mit der Bitte, Ihre Anmeldung zu bestätigen, und wir protokollieren diese Bestätigung.

Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO, Ihre Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder durch Nachricht an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

3.9 Cookies und ähnliche Technologien

Wir setzen keinerlei Analyse-, Tracking-, Werbe-, Profiling- oder Social-Media-Technologien ein. Kein Dritter setzt über diese Website Cookies. Ein Einwilligungsbanner entfällt daher, weil keines der eingesetzten Cookies einwilligungsbedürftig ist.

Die folgenden Cookies sind unbedingt erforderlich, um den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst zur Verfügung zu stellen, im Sinne des Paragraf 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG und des Artikel 82 des französischen Datenschutzgesetzes. Ihre Speicherung erfolgt auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Website:

  • PHPSESSID — hält Ihre Sitzung während der Anmeldung aufrecht und sichert Formulare gegen websiteübergreifende Anfragefälschung. Wird beim Schließen des Browsers gelöscht.
  • lang — speichert die von Ihnen gewählte Oberflächensprache, damit Sie nicht bei jedem Besuch zur Standardsprache zurückkehren.
  • remember token — wird nur gesetzt, wenn Sie bei der Anmeldung "angemeldet bleiben" auswählen, damit Sie sich nicht bei jedem Besuch erneut anmelden müssen. Gültigkeit bis zu 365 Tage, Löschung bei Abmeldung.
  • auth removed — kurzlebiges technisches Cookie zur ordnungsgemäßen Durchführung der Abmeldung.

Sie können Cookies jederzeit in Ihren Browsereinstellungen löschen und deren Speicherung ablehnen. In diesem Fall ist eine Anmeldung am Dienst nicht möglich.

4. Empfänger Ihrer Daten

Ihre Daten werden nicht verkauft, nicht vermietet und nicht für Werbezwecke Dritter zugänglich gemacht. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich an folgende Empfängerkategorien:

  • Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland — Betrieb der Server, Speicherung und E-Mail-Versand. Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 DSGVO. Die Daten verbleiben in Deutschland.
  • Stripe Payments Europe, Limited, Irland — Zahlungsabwicklung. Erhält die zur Ausführung Ihrer Zahlung erforderlichen Daten und erhält keine Rechnungsinhalte. Hinsichtlich der von Ihnen auf seiner Seite eingegebenen Kartendaten ist der Anbieter eigener Verantwortlicher. Stripe kann personenbezogene Daten an die Stripe, Inc. in den Vereinigten Staaten und in weitere Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln; diese Übermittlungen sind durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission und durch die Zertifizierung von Stripe nach dem EU-US Data Privacy Framework abgedeckt.
  • Google Ireland Limited — nur wenn Sie die Anmeldung mit einem Google-Konto aktiv wählen, siehe Ziffer 3.3.
  • Behörden — soweit wir aufgrund einer uns verpflichtenden Rechtsvorschrift zur Auskunft verpflichtet sind.

Eine aktuelle Übersicht der Auftragsverarbeiter erhalten Sie jederzeit über die in Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

5. Löschung und Speicherfristen

Wir löschen personenbezogene Daten, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht der Löschung entgegensteht. Im Einzelnen:

  • Server-Protokolldateien: 90 Tage.
  • Unbestätigte Registrierungen: 7 Tage.
  • Kontodaten, Unternehmensprofil und gespeicherte Dokumente: für die Dauer Ihres Kontos. Nach Beendigung des Kontos erfolgt die Löschung innerhalb von 30 Tagen, mit Ausnahme der nachstehend genannten Zahlungsunterlagen.
  • Zahlungs- und Buchhaltungsunterlagen: acht Jahre ab dem Ende des Jahres der Transaktion, auf Grundlage des Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit Paragraf 147 Absatz 3 der Abgabenordnung.
  • Nachrichten aus dem Kontaktformular: 12 Monate.
  • Newsletter-Daten: bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung.

Sie können die Löschung Ihres Kontos jederzeit verlangen, indem Sie von der für das Konto registrierten E-Mail-Adresse an zugferd@randomstar.org schreiben. Wir bearbeiten das Verlangen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats.

6. Ihre Rechte

Ihnen stehen hinsichtlich der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

  • Auskunft (Artikel 15 DSGVO) — Bestätigung, ob wir Daten über Sie verarbeiten, und Erhalt einer Kopie dieser Daten.
  • Berichtigung (Artikel 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Daten.
  • Löschung (Artikel 17 DSGVO) — Löschung Ihrer Daten, sofern einer der dort genannten Gründe vorliegt.
  • Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO).
  • Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO) — Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format.
  • Widerspruch (Artikel 21 DSGVO) — Widerspruch gegen eine auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO gestützte Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
  • Widerruf der Einwilligung (Artikel 7 Absatz 3 DSGVO) — jederzeitiger Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung Ihrer Rechte schreiben Sie an zugferd@randomstar.org oder an den in Ziffer 1.1 genannten Vertreter. Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Antrags. Die Ausübung Ihrer Rechte ist für Sie unentgeltlich.

7. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen Rechtsbehelfs steht Ihnen nach Artikel 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

< Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu beschweren. In Deutschland sind die Landesbeauftragten für den Datenschutz der jeweiligen Bundesländer zuständig; eine Übersicht veröffentlicht die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit. In Frankreich ist die Commission Nationale de l'Informatique et des Libertes (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, zuständig.

8. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken. Dazu gehören insbesondere:

  • Verschlüsselung des gesamten Datenverkehrs zwischen Ihrem Browser und unseren Servern mittels TLS.
  • Speicherung von Passwörtern ausschließlich als bcrypt-Hash. Passwörter werden zu keinem Zeitpunkt im Klartext gespeichert oder übertragen und sind für uns nicht lesbar.
  • Einmalige, zeitlich befristete und gehashte Token für die Passwortzurücksetzung und die Bestätigung der E-Mail-Adresse.
  • Strikte Trennung der Nutzerkonten, sodass Dokumente ausschließlich für das erzeugende Konto zugänglich sind.
  • Beschränkung des Zugriffs auf Produktivsysteme auf den Verantwortlichen über individuelle authentifizierte Zugänge.
  • Regelmäßige Datensicherungen und Einspielung von Sicherheitsaktualisierungen.

Wir weisen darauf hin, dass keine Übertragung über das Internet als absolut sicher gewährleistet werden kann.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, im Sinne des Artikel 22 DSGVO findet nicht statt. Profiling führen wir nicht durch.

10. Minderjährige

Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmen und selbstständig tätige Personen. Er ist nicht für Personen unter 18 Jahren bestimmt und darf von diesen nicht genutzt werden. Daten von Kindern erheben wir nicht wissentlich.

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der in den Ziffern 3.2, 3.4 und 3.6 beschriebenen Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages erforderlich. Ohne sie können wir kein Konto für Sie einrichten und den Dienst nicht erbringen. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht, und Sie sind zur Nutzung des Dienstes nicht verpflichtet.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, um Änderungen des Dienstes oder der Rechtslage abzubilden. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung; das Datum der letzten Änderung finden Sie oben. Über wesentliche Änderungen, die registrierte Nutzer betreffen, informieren wir vorab per E-Mail.