Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein gewöhnliches PDF mit eingebetteter strukturierter XML-Datei. Der Empfänger öffnet ein normales Dokument, seine Buchhaltung liest dieselben Zahlen direkt aus dem XML — ohne dass jemand etwas abtippt. Was ZUGFeRD ist und wie die Hybriddatei aufgebaut ist beschreibt das Format ausführlich; das französische Schwesterformat Factur-X nutzt dasselbe Schema und dieselben Versionsnummern — eine als das eine erzeugte Rechnung besteht in der Regel auch die Prüfung als das andere.
Beide beruhen auf der europäischen Norm EN 16931, die festlegt, was eine elektronische Rechnung enthalten muss und welche Geschäftsregeln sie erfüllt. Diese gemeinsame Grundlage ist der Grund, warum die deutschen und französischen Vorgaben zusammenlaufen statt auseinanderzugehen: Seit Januar 2025 muss jedes in Deutschland ansässige Unternehmen solche Rechnungen empfangen können, Frankreich folgt ab September 2026, und die Pflicht zum Ausstellen greift gestuft 2027 und 2028.
Womit Sie anfangen, hängt davon ab, was Sie heute haben. Liegen Ihre Rechnungen bereits als gewöhnliche PDFs vor, können Sie ein PDF in ZUGFeRD umwandeln und Ihr Layout behalten. Fangen Sie bei null an, führt Sie das Onlineformular Feld für Feld durch die erste E-Rechnung. In beiden Fällen lohnt sich vor dem Versand die Prüfung: Sie umfasst den PDF-Container, das eingebettete XML und die Geschäftsregeln, die darüber entscheiden, ob der Empfänger das Dokument überhaupt annimmt.
