Обов’язок електронних рахунків у Європі: терміни за країнами

Одна норма — багато календарів. EN 16931 скрізь та сама, але коли компанія має вміти приймати, а коли зобов’язана виставляти, кожна країна вирішує сама. Ця сторінка збирає терміни, які сьогодні справді важать для бізнесу в ЄС.

Німеччина

Винятки — рахунки до 250 € брутто, проїзні документи, B2C та окремі звільнені операції. Малі підприємці за § 19 німецького закону про ПДВ безстроково звільнені від виставлення, але не від приймання.

Дозволені формати за EN 16931: ZUGFeRD від версії 2.0.1 і XRechnung. Профілі MINIMUM і BASIC WL виключено — для цілей ПДВ вони не вважаються електронним рахунком, див. Профілі. Канал передачі не приписано: для приймання досить поштової скриньки.

Франція

Головна відмінність від Німеччини не в даті, а в шляху: рахунки обов’язково йдуть через уповноважену платформу (колишня PDP, перейменована законом про бюджет на 2026 рік). Поруч стоїть e-reporting для операцій поза внутрішнім B2B. Подробиці — у статті Що таке Factur-X.

Бельгія

Із 1 січня 2026 року зареєстровані платники ПДВ у Бельгії зобов’язані виставляти й приймати структуровані електронні рахунки за внутрішніми B2B-операціями — обидва обов’язки однією датою, без поділу за розміром.

Передбачений шлях — мережа Peppol (модель чотирьох кутів) у форматах за EN 16931, тобто UBL 2.1 або CII. Інший шлях припустимий, якщо обидві сторони на нього згодні, а формат відповідає нормі.

Поза сферою дії — компанії, які виставляють рахунки лише приватним особам, окремі звільнені від ПДВ види діяльності та транскордонні операції. Перші три місяці діяв період терпимості до 31 березня 2026 року; відтоді застосовують санкції. E-reporting анонсовано на 2028 рік.

Польща

Польща йде інакше, ніж Німеччина й Бельгія: усі рахунки проходять через державну платформу KSeF (Krajowy System e-Faktur). Це не канал передачі, а пункт допуску — юридично рахунок виникає лише тоді, коли KSeF його прийняв і присвоїв номер. Формат — власний структурований XML, а не ZUGFeRD.

Міністерство фінансів анонсувало відтермінування санкцій до кінця 2027 року. Постачальник із Німеччини, що відвантажує до Польщі, під польський внутрішній обов’язок не підпадає: він стосується платників, зареєстрованих там.

Іспанія

Іспанія веде два проєкти паралельно, і їх регулярно плутають:

• Verifactu стосується самої програми виставлення рахунків: вона має вести записи незмінними й передавати дані податковій. Після перенесення декретом-законом 15/2025 він діє з 1 січня 2027 року для платників податку на прибуток і з 1 липня 2027 року для самозайнятих.
• B2B-рахунки за законом Crea y Crece, впровадженим королівським декретом 238/2026 від березня 2026 року. Графік передбачає 1 жовтня 2027 року для компаній з оборотом понад 8 млн € і 1 жовтня 2028 року для решти.

Італія

Італія випереджає всіх: електронний рахунок там обов’язковий із 1 січня 2019 року для всіх платників ПДВ, без порогу за оборотом, і йде через державну платформу SDI (Sistema di Interscambio).

Національний формат FatturaPA — власний XML: він передає той самий діловий зміст, що й EN 16931, але не слідує ні UBL, ні CII. Для повсякденної роботи це не проблема, для майбутнього — так. Італія працює за винятком від ЄС, продовженим до кінця 2027 року, і згодом муситиме привести систему до європейської моделі.

Компанія з Німеччини, що виставляє рахунок до Італії, під італійський внутрішній обов’язок не підпадає — за кордоном діє норма, а не FatturaPA.

ViDA: спільна рамка

Над усіма національними календарями стоїть пакет ЄС VAT in the Digital Age. Рада ухвалила його 11 березня 2025 року, опубліковано 25 березня 2025 року.

Перший рядок пояснює, чому календарі раптом так згустилися: до 2025 року кожній країні для внутрішнього обов’язку потрібен був окремий дозвіл із Брюсселя. Третій рядок — причина редакції EN 16931-1:2026.

B2G працює вже роками

Усе, що в календарях вище, стосується B2B. Рахунки державним замовникам мають окремий, давніший шар: директива 2014/55/ЄС зобов’язала органи влади приймати електронні рахунки за EN 16931, і багато країн поширили обов’язок на постачальників.

На практиці для постачальника державного сектору:

• Формат має відповідати нормі — у Німеччині зазвичай XRechnung, в інших країнах Peppol BIS Billing 3.0.
• Гібридні файли, як правило, приймають, якщо XML-частина коректна: тоді виконавець отримує ще й читабельну сторінку.
• Майже завжди вимагають додатковий ідентифікатор: у Німеччині — Leitweg-ID у полі BT-10, в інших країнах — номер замовлення або договору. Без нього рахунок падає на національному правилі, а не на нормі — див. Бізнес-правила.

Що це означає на практиці

У всіх країнах повторюються ті самі чотири питання. Хто має на них відповідь, готовий до більшості календарів:

1. Чи вмієте ви приймати? Це скрізь перший строк, і він настає для всіх одночасно — навіть для компанії, яка сама ще пише на папері.
2. Чи створює ваша система профіль EN 16931? Не MINIMUM і не BASIC WL. Один такий документ закриває Німеччину, Францію та Бельгію.
3. Чи визначено шлях? Німеччина: вільний, досить пошти. Франція: уповноважена платформа. Бельгія: Peppol. Польща та Італія: державна платформа з власним форматом.
4. Чи вирішено питання зберігання? У Німеччині вісім років, зберігати треба структуровану частину — див. PDF/A-3.

Часті питання

Я в Німеччині й виставляю рахунки до Франції — який календар діє?

Для ваших обов’язків — німецький. Французький обов’язок адресовано компаніям, зареєстрованим там. На практиці ваш французький клієнт чекатиме структурованого документа раніше, ніж того вимагає німецький строк, — а рахунок у профілі EN 16931 влаштовує обидві сторони.

Чи потрібен окремий формат для кожної країни?

Для країн, що спираються на EN 16931, — ні: той самий файл діє в Німеччині, Франції та Бельгії. Власні формати мають Італія (FatturaPA) і Польща (XML KSeF) — у внутрішньому обігу; за кордоном лишається норма.

Що буде, якщо пропустити строк?

Залежить від країни. Бельгія після періоду терпимості до кінця березня 2026 року запровадила поступові санкції, Польща анонсувала відтермінування до кінця 2027-го. У будь-якому разі: рахунок, що не відповідає приписаній формі, не є належним для цілей ПДВ — ризик у податковому кредиті, а не лише у штрафі.

Чи стосується обов’язок рахунків приватним особам?

Ні, B2C виведено з-під нього в усіх названих країнах. Франція, щоправда, вимагає передавати дані про такі операції (e-reporting), а Іспанія охоплює їх через Verifactu.

Чи змінює ViDA мій національний обов’язок?

До 2030 року нічого. Далі додається внутрішньосоюзний рівень, а до 2035-го національні системи мають бути приведені до спільної моделі. Хто вже сьогодні працює за EN 16931, іде туди, куди все й рухається.

Де знайти актуальний стан країни, якої тут немає?

Європейська комісія веде сторінки по країнах щодо електронних рахунків, а національні податкові адміністрації публікують власні графіки. І те, і те надійніше за будь-який огляд — зокрема за цей.

Стисло

• Приймання настає першим і для всіх одночасно; виставлення вводять поетапно за розміром.
• Німеччина: приймання з 2025, виставлення 2027 (понад 800 000 €) і 2028.
• Франція: обидва обов’язки з вересня 2026, МСП виставляють із вересня 2027 — обов’язково через уповноважену платформу.
• Бельгія: усе з січня 2026, через Peppol.
• Польща: лютий і квітень 2026 через KSeF — рахунок виникає з моменту прийняття системою.
• Іспанія: анонсовано на жовтень 2027 і 2028, залежно від підзаконного акта. Італія: з 2019 року для всіх.
• ViDA: внутрішньосоюзний рівень із липня 2030, приведення національних систем до 2035 року.

Один файл, який підходить і Німеччині, і Франції, і Бельгії? Заведіть безкоштовний обліковий запис — або перевірте наявний рахунок без реєстрації й подивіться, чи відповідає він нормі вже зараз.