E-Rechnung für Kleinunternehmer: was gilt — und wie Sie sie erstellen
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen Sie keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen müssen Sie sie aber schon seit 2025. Und wenn ein Firmenkunde trotzdem eine verlangt, erstellen Sie sie hier in wenigen Minuten: mit dem richtigen Steuerbefreiungs-Hinweis im XML, bis zum 31. Dezember 2026 kostenlos.
- Ausstellen: freiwillig
- Empfangen: Pflicht seit 2025
- § 19 UStG im XML richtig codiert
- Bis 31.12.2026 kostenlos
Was für Kleinunternehmer gilt
| Kleinunternehmer | Alle anderen Unternehmen | |
|---|---|---|
| E-Rechnungen empfangen | Pflicht seit 1. Januar 2025 | Pflicht seit 1. Januar 2025 |
| E-Rechnungen ausstellen | keine Pflicht — dauerhaft | ab 2027 (über 800 000 € Vorjahresumsatz) bzw. 2028 |
| Papier und einfaches PDF | bleiben zulässig | nur noch in den Übergangsfristen |
Die Befreiung vom Ausstellen steht in § 34a UStDV und ist nicht befristet. Empfangen müssen Sie trotzdem: Ein Lieferant, der Ihnen eine E-Rechnung schickt, darf das, und Sie müssen sie annehmen und lesbar aufbewahren können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
Wer Kleinunternehmer ist — die Grenzen seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Schwellen nach § 19 UStG:
- Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 25 000 € und
- im laufenden Jahr nicht über 100 000 €.
Die zweite Grenze wirkt sofort: Wird sie im laufenden Jahr überschritten, sind Sie ab dem Umsatz, mit dem das passiert, regulär steuerpflichtig — und fallen dann auch unter die normale E-Rechnungspflicht. Ebenfalls seit 2025 sind Kleinunternehmer-Umsätze ausdrücklich steuerfrei; vorher hieß es, die Steuer werde „nicht erhoben“.
Warum eine E-Rechnung trotzdem sinnvoll sein kann
Größere Firmenkunden stellen ihre Buchhaltung auf E-Rechnungen um und bitten Lieferanten, mitzuziehen. Eine ZUGFeRD-Datei liest deren Software direkt ein.
Wer die 100 000 € im laufenden Jahr überschreitet, ist sofort regelbesteuert. Wer dann schon E-Rechnungen schreibt, muss nichts mehr umstellen.
ZUGFeRD ist ein normales PDF mit eingebetteten Daten. Kunden, die noch nicht umgestellt haben, öffnen es wie bisher — Sie brauchen keine zwei Rechnungsvarianten.
So sieht die E-Rechnung eines Kleinunternehmers aus
Der Unterschied steckt in drei Feldern des XML — und genau dort passieren die meisten Fehler:
- Steuerkategorie E (steuerbefreit), Steuersatz 0 und Steuerbetrag 0. Nicht Z — das ist der Nullsatz auf Waren; eine so codierte Rechnung ist formal gültig und sagt inhaltlich das Falsche.
- Ein Befreiungsgrund als Text mit Hinweis auf § 19 UStG. Das ist keine Höflichkeit, sondern Pflichtangabe nach § 34a UStDV. Einen eigenen Code dafür sieht die Norm nicht vor.
- Ihre Steuernummer, wenn Sie keine USt-IdNr. haben — die Regeln lassen beides zu.
Mehr zu den Steuerkategorien und warum E und Z ständig verwechselt werden: Umsatzsteuer in der E-Rechnung.
In E-Rechnung Pro in vier Schritten
Mit E-Mail oder Google-Konto, ohne Zahlungsdaten.
Name, Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung, Logo — einmal, dann stehen sie auf jeder Rechnung.
Als Steuerfall die Kleinunternehmer-Befreiung. Der Hinweis „Steuerbefreiung gem. § 19 UStG“ steht vorausgefüllt im Formular — Sie können ihn anpassen.
Die ZUGFeRD-Datei lädt sich herunter. Mit dem Validator sehen Sie sofort, ob sie die Regeln erfüllt.
E-Rechnungen empfangen: was Sie wirklich brauchen
Kein neues Programm, keine Plattform. Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten Rechnungen schicken, genügt als Empfangskanal. Wichtig ist nur, dass Sie die Datei so aufbewahren, wie sie kam — bei ZUGFeRD also das ganze PDF mit dem XML darin, acht Jahre lang. Siehe E-Rechnungen aufbewahren.
Wenn Ihnen eine reine XML-Datei geschickt wird, etwa eine XRechnung, und Sie unsicher sind, ob sie ordnungsgemäß ist: Der Validator prüft sie kostenlos und ohne Anmeldung gegen die Regeln der EN 16931.
Ehrlich gesagt: E-Rechnung Pro hat kein Rechnungs-Postfach und zeigt den Inhalt einer XML-Datei nicht als lesbare Rechnung an. Es prüft Dateien und erstellt eigene — das Empfangen läuft über Ihr E-Mail-Postfach.
Was es kostet
Bis zum 31. Dezember 2026 kostenlos und ohne Limit. Danach im Tarif Free 10 Dokumente im Monat und 10 Prüfungen am Tag — für die meisten Kleinunternehmer reicht das. Im Tarif Free und während der Beta steht in der Fußzeile der Rechnung klein „Erstellt mit zugferd.randomstar.org“. Alle Tarife unter Preise.
Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein. Die Befreiung nach § 34a UStDV ist nicht befristet. Sie endet nur, wenn Sie die Kleinunternehmer-Grenzen überschreiten — dann gelten für Sie die normalen Regeln.
Darf ich trotzdem E-Rechnungen ausstellen?
Ja. Die Befreiung ist eine Erleichterung, kein Verbot. Der Hinweis auf § 19 UStG muss dann im XML stehen.
Muss ich E-Rechnungen von Lieferanten annehmen?
Ja, seit dem 1. Januar 2025 — wie jedes inländische Unternehmen. Eine E-Mail-Adresse reicht dafür.
Welche Steuerkategorie ist für mich richtig?
E (steuerbefreit) mit einem Befreiungsgrund, der auf § 19 UStG verweist. Nicht Z (Nullsatz) und nicht „ohne Steuer“.
Ich habe keine USt-IdNr. — geht das?
Ja. Bei steuerbefreiten Rechnungen genügt Ihre Steuernummer. Sie hinterlegen sie einmal in den Einstellungen.
Was passiert, wenn ich mitten im Jahr über 100 000 € komme?
Dann sind Sie ab dem Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, regelbesteuert: Sie weisen Umsatzsteuer aus, und für Ihre B2B-Rechnungen gilt die normale E-Rechnungspflicht. Sprechen Sie das rechtzeitig mit Ihrer Steuerberatung ab.
Kann ich Kunden im EU-Ausland als Kleinunternehmer fakturieren?
Seit 2025 gibt es dafür ein besonderes Meldeverfahren nach § 19a UStG mit einer eigenen Kennnummer mit dem Zusatz „EX“, bei EU-weit höchstens 100 000 € Umsatz. Ob es sich für Sie lohnt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; die E-Rechnung selbst funktioniert grenzüberschreitend gleich.
Ist das kostenlos?
Bis zum 31. Dezember 2026 ohne Limit, danach 10 Dokumente im Monat im Tarif Free. Zahlungsdaten fragen wir nicht ab.
Die erste Kleinunternehmer-E-Rechnung
Konto anlegen, Steuernummer eintragen, „§ 19 UStG“ wählen — die ZUGFeRD-Datei mit dem richtigen Hinweis lädt sich herunter. Bis 31.12.2026 kostenlos.