Електронний рахунок — та ділянка, де три фахи говорять повз одне одного: бухгалтерія, ІТ і податкове право вживають ті самі слова в різних значеннях. Цей словник пояснює терміни, які справді трапляються у звітах перевірки, договорах і листах від бухгалтера, — стисло й із посиланням туди, де докладно.
Формати й норми
| Електронний рахунок | Рахунок у структурованому форматі, придатному до машинної обробки. PDF без структурованих даних ним не є, навіть якщо надійшов поштою. |
| EN 16931 | Європейська норма, що задає семантичну модель рахунку: які дані бувають і як вони звуться. Усе інше — її похідні, див. EN 16931. |
| ZUGFeRD | Німецький гібридний формат: файл PDF/A-3 із вкладеним XML, читний і людиною, і машиною в одному файлі — див. ZUGFeRD. |
| Factur-X | Французька назва того самого гібридного формату; технічно та сама специфікація, яку ведуть спільно — див. Factur-X. |
| XRechnung | Німецький стандарт чистого XML без видимої сторінки, передусім для роботи з органами влади. E-Rechnung Pro його перевіряє, але не створює. |
| Гібридний формат | Видима сторінка й структуровані дані в одному файлі. За розбіжності вирішує структурована частина. |
| UBL | XML-синтаксис (OASIS), яким можна виразити норму. У мережі Peppol — обов’язковий. |
| CII | Cross Industry Invoice, другий дозволений синтаксис (UN/CEFACT). XML усередині ZUGFeRD і Factur-X — це CII. |
| PDF/A-3 | Архівний різновид PDF, якому дозволено вкладати будь-які файли, — передумова гібридного формату, див. PDF/A-3. |
| CIUS | «Core Invoice Usage Specification» — звуження норми, яке нічого не додає. Приклади: XRechnung, Peppol BIS Billing 3.0. |
| Extension | Протилежність: розширення полями, яких норма не знає, — так працює профіль EXTENDED. |
| FeRD | Німецький форум, що видає ZUGFeRD; працює при AWV, заснований 2010 року. |
Будова рахунку: BT і BG
| BT-… | «Business term» — окреме поле норми, скажімо сума рахунку чи дата постачання. Номер незмінний, назва елемента залежить від синтаксису. |
| BG-… | «Business group» — група пов’язаних полів, як-от позиція рахунку (BG-25) чи зведення ПДВ (BG-23). |
| BT-23 | Бізнес-процес. У файлах, створених тут, стоїть звичайний ідентифікатор стандартного процесу виставлення рахунку. |
| BT-24 | Ідентифікатор специфікації. Саме з нього перевірка бачить профіль і відповідність нормі. |
| BT-10 | Референс покупця. У Німеччині органи влади ставлять туди Leitweg-ID. |
| BT-72 / BG-14 | Дата постачання й період. Для постачання в межах ЄС одне з двох стає обов’язковим. |
| BT-118 / BT-151 | Код категорії ПДВ у зведенні та в позиції — див. ПДВ. |
| BT-120 / BT-121 | Підстава звільнення текстом і кодом. |
| Leitweg-ID | Маршрутний ідентифікатор німецького органу влади. Стоїть у рахунку як BT-10 і водночас є адресою доставки в мережі Peppol. |
| Тип документа (BT-3) | Замість слова — код: 380 рахунок, 381 кредит-нота, 384 виправлення, 386 рахунок на аванс. Важить код, а не заголовок. |
| Кредит-нота | Окремий документ із кодом 381, що посилається на початковий рахунок, — а не рахунок зі знаком мінус. |
Де ці поля лежать у дереві XML, описано в структурі XML.
Профілі
| MINIMUM | Лише скорочена шапка. Електронним рахунком не вважається, бо бракує обов’язкових реквізитів. |
| BASIC WL | «Without lines» — без позицій. Теж не вважається. |
| BASIC | Простий відповідний нормі випадок: позиції й податкові дані на місці. |
| EN 16931 | Повна базова модель — вибір, з яким ніде не застрягнеш. |
| EXTENDED | Розширення для полів поза нормою. Потрібне лише тоді, коли норма справді чогось не знає, — див. профілі. |
Перевірка й правила
| Схема (XSD) | Перший рівень: чи взагалі XML правильно побудований. Файл, що падає тут, зламаний технічно. |
| Schematron | Другий рівень: правила про зміст, записані як перевірні вирази. На ньому працюють усі інструменти цієї теми. |
| Бізнес-правило (BR-…) | Окрема вимога норми, наприклад що рахунок мусить мати дату. Код стоїть у кожному повідомленні — див. бізнес-правила. |
| BR-CO-… | Правила арифметики: підсумки, округлення, зв’язки між сумами. |
| BR-DE-… | Додаткові німецькі правила поверх норми. |
| PEPPOL-EN16931-… | Додаткові правила мережі Peppol. Спрацьовують лише при подачі рахунку туди. |
| Валідація | Перевірка за схемою, правилами й списками кодів. Доводить форму, а не правильність змісту — див. валідацію. |
| Mustang | Відкрита Java-бібліотека з консольним інструментом для ZUGFeRD і Factur-X, поширена як засіб перевірки — див. Mustang. |
ПДВ
| Код категорії | Літера, що каже, чому діє ставка: S основна, Z нульова, E звільнено, AE зворотне нарахування, K постачання в межах ЄС, G експорт, O не об’єкт. |
| Зворотне нарахування | Податок сплачує отримувач. У файлі: код AE, ставка нуль і підстава звільнення. |
| Постачання в межах ЄС | Звільнене постачання товарів до іншої країни ЄС. Код K — плюс обов’язкові дата й країна постачання. |
| VATEX | Список кодів підстав звільнення, наприклад VATEX-EU-AE. Кожен код належить рівно одній категорії. |
| Номер ПДВ | Ідентифікаційний номер із префіксом країни. Для постачання в межах ЄС його чинність — матеріальна умова звільнення. |
| VIES | Сервіс Єврокомісії для перевірки номерів ПДВ. Відповідає лише на одне: чинний номер чи ні. |
| Кваліфікований запит | Німецький запит, який додатково звіряє назву й адресу. Саме його результат зберігають як доказ. |
| Зведена звітність | Звіт про операції в межах ЄС. З 2020 року — умова звільнення, а не формальність. |
| Податковий кредит | Право врахувати сплачений ПДВ. Саме через нього форма вхідного рахунку взагалі має значення. |
| Малий підприємець (§ 19 UStG) | Німецький режим звільнення. Приймати електронні рахунки зобов’язаний, виставляти — ні, див. ПДВ. |
Доставка й мережі
| Peppol | Мережа доставки за моделлю чотирьох кутів, а не формат — див. Peppol. |
| Peppol BIS Billing 3.0 | Специфікація рахунку, що їздить цією мережею: CIUS норми в синтаксисі UBL. |
| Точка доступу | Акредитований провайдер, через якого потрапляють у мережу. Напряму не під’єднується ніхто. |
| SMP / SML | Довідники про те, хто де доступний і які типи документів приймає. |
| AS4 | Транспортний протокол мережі у власному варіанті Peppol. |
| Peppol-ID | Мережева адреса учасника у вигляді схеми та значення — наприклад номер ПДВ або GLN. |
| Модель п’яти кутів | Чотири кути плюс податкова, яка отримує дані рахунку. |
| E-reporting | Подання даних рахунків адміністрації — окремий обов’язок поряд із надсиланням самого рахунку. |
Право, зберігання, процеси
| Лист BMF | Позиція німецького мінфіну. Не закон, але те, чим керується перевірка. |
| GoBD | Німецькі вимоги до електронних книг і документів: незмінність, машинна придатність, знаходимість, документація процесу. |
| Документація процесу | Опис того, як працює ваш архів. Пункт, якого бракує найчастіше, — див. зберігання. |
| «Інший рахунок» | Протилежність електронному: папір або звичайний PDF без структурованих даних. |
| Рахунок малої суми | Рахунок до 250 € з податком. Обов’язок щодо електронного рахунку на нього не поширюється, але виставити такий не заборонено. |
| Документ | Сам рахунок як файл — те, що потрібно бухгалтерові. |
| Пакет проводок | Готові проводки з бухгалтерської програми. Зовсім інша передача — див. передачу бухгалтерові. |
| ViDA | Пакет ЄС «VAT in the Digital Age», що рухає національні календарі — див. терміни. |
Часті питання
XRechnung кращий за ZUGFeRD?
Жоден не кращий. XRechnung — чистий XML, звичний у роботі з органами влади; ZUGFeRD — гібрид із видимою сторінкою на додачу. Обидва виконують обов’язок.
Якщо ZUGFeRD — це PDF, чому він зветься електронним рахунком?
Бо дані, які мають силу, лежать у ньому як XML. PDF без цього XML — «інший рахунок», а не структурований документ.
Чим профіль відрізняється від синтаксису?
Синтаксис — це мова (UBL чи CII), профіль — обсяг (від MINIMUM до EXTENDED). Обидва записані у файлі незалежно одне від одного.
Чи потрібен Peppol, якщо я вже роблю ZUGFeRD?
Не обов’язково. Peppol — шлях доставки; у Німеччині шлях вільний, і пошти досить.
Що означає код на кшталт BR-CO-15 у звіті?
Він називає саме ту вимогу, на якій файл не пройшов. Код — найкоротший шлях до потрібного місця; найчастіші зібрані в бізнес-правилах.
Якщо запам’ятати лише п’ять понять
- EN 16931 — це модель, усе інше є її похідною.
- Синтаксис (UBL чи CII) і профіль (від MINIMUM до EXTENDED) — два різні питання.
- BT і BG — номери полів, якими говорять усі учасники.
- Код категорії каже, чому діє ставка, — а не саму ставку.
- Peppol — це шлях, а не формат.
Хочете подивитися термін у справжньому файлі? Завантажте рахунок — у звіті названо і номер поля, і правило звичайними словами.