E-Rechnung für Vereine: Pflicht, Ausnahmen und kostenlos erstellen
Ob Ihr Verein E-Rechnungen schreiben muss, hängt nicht von der Rechtsform ab, sondern davon, wofür das Geld fließt. Für Mitgliedsbeiträge und Spenden: nie. Für Sponsoring, Bewirtung oder eine Hallenvermietung an Firmen: bald ja — sofern der Verein kein Kleinunternehmer ist. Hier steht, was für welchen Bereich gilt, und wie Sie die Rechnung erstellen, bis zum 31. Dezember 2026 kostenlos.
- Beiträge und Spenden: keine Rechnung
- Empfangen: seit 2025
- Ausstellen: ab 2027 bzw. 2028
- Bis 31.12.2026 kostenlos
Die vier Bereiche — und was jeweils gilt
Für die Umsatzsteuer ist ein Verein nur im ideellen Bereich kein Unternehmer. Sobald er Leistungen gegen Entgelt erbringt, ist er Unternehmer — auch ohne Gewinnabsicht und auch dann, wenn er nur für seine Mitglieder tätig wird (§ 2 Abs. 1 UStG). Die E-Rechnungspflicht folgt genau dieser Linie:
| Bereich | Typische Einnahmen | Umsatzsteuer | E-Rechnung |
|---|---|---|---|
| Ideeller Bereich | Echte Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse | nicht steuerbar | nein — es gibt keine Leistung, also auch keine Rechnung |
| Vermögensverwaltung | Vermietung von Räumen und Flächen | steuerbar; Vermietung meist steuerfrei nach § 4 Nr. 12 | nur, wenn zur Steuerpflicht optiert wurde (§ 9 UStG) |
| Zweckbetrieb | Eintrittsgelder, Teilnehmergebühren für Kurse | steuerbar; oft 7 % oder steuerfrei | ja, wenn steuerpflichtig und an ein Unternehmen |
| Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb | Vereinsfest, Bewirtung, Werbung, Sponsoring mit Gegenleistung | steuerbar, meist 19 % | ja, an Unternehmen |
Ein Mitgliedsbeitrag ist nur dann „echt“, wenn er die gemeinsamen Belange aller Mitglieder deckt. Zahlt ein Mitglied für eine Sonderleistung, die nur ihm zugutekommt, ist das ein Entgelt — und steuerbar.
Wann Ihr Verein E-Rechnungen ausstellen muss
Eine E-Rechnung ist Pflicht, wenn alle fünf Punkte zutreffen:
- Der Empfänger ist ein Unternehmen im Inland. An Privatpersonen — also auch an Mitglieder, die privat zahlen — gibt es keine E-Rechnungspflicht.
- Die Leistung ist steuerpflichtig. Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — etwa Vermietung, Teilnehmergebühren für Kurse gemeinnütziger Einrichtungen, Jugendhilfe —, besteht keine Rechnungspflicht und damit auch keine E-Rechnungspflicht. Ausnahme: Stehen steuerfreie und steuerpflichtige Leistungen auf einer Rechnung, gilt die Pflicht für die ganze Rechnung.
- Der Verein ist kein Kleinunternehmer (siehe unten).
- Der Betrag liegt über 250 € brutto. Darunter bleibt jede Rechnungsform zulässig.
- Der Stichtag ist erreicht: ab 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres über 800 000 € lag, sonst ab 1. Januar 2028. Bis dahin dürfen Sie weiter Papierrechnungen schreiben, PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers.
Für die 800 000 € zählt der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG — Mitgliedsbeiträge, Spenden und die meisten steuerfreien Umsätze gehören nicht dazu. Die allermeisten Vereine fallen damit unter den Stichtag 2028.
Kleinunternehmer-Verein: keine Pflicht zum Ausstellen
Auch ein Verein kann Kleinunternehmer nach § 19 UStG sein: Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 25 000 €, im laufenden Jahr nicht über 100 000 €. Dann muss er nie E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028 — die Befreiung in § 34a UStDV ist nicht befristet.
Gezählt wird nur, was der Verein als Unternehmer einnimmt. Ein Beispiel nach der Erläuterung des Bayerischen Finanzministeriums: Ein Verein nimmt 2025 Spenden und Beiträge von 8 000 € ein und mit seinem Vereinsfest 28 000 €. Maßgeblich sind nur die 28 000 € — damit liegt er über 25 000 € und ist 2026 kein Kleinunternehmer mehr. Mehr zur Regelung: E-Rechnung für Kleinunternehmer.
E-Rechnungen empfangen
Ist Ihr Verein in einem der drei unternehmerischen Bereiche tätig, muss er seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen für Einkäufe dieses Bereichs annehmen können — auch als Kleinunternehmer und auch dann, wenn er nur steuerfreie Umsätze wie eine Vermietung hat. Wird ein Einkauf sowohl für den ideellen als auch für den unternehmerischen Bereich genutzt, gilt ebenfalls die E-Rechnung.
Ein Verein, der ausschließlich ideell tätig ist, muss keine E-Rechnungen empfangen. Für Einkäufe allein des ideellen Bereichs genügt auch weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung.
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Aufbewahrt wird die Datei, wie sie kam, acht Jahre lang — siehe E-Rechnungen aufbewahren. Ob eine eingegangene Datei ordnungsgemäß ist, zeigt der Validator kostenlos und ohne Anmeldung.
Sechs typische Fälle
Der Verein wirbt aktiv für den Sponsor — das ist eine steuerbare Leistung an ein Unternehmen. Ab dem Stichtag braucht die Rechnung eine E-Rechnung. Wird der Sponsor nur ohne besondere Hervorhebung genannt, liegt keine Leistung vor.
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, 19 %. Bei mehr als 250 € brutto ab dem Stichtag als E-Rechnung.
In der Regel steuerfrei nach § 4 Nr. 12 — keine E-Rechnungspflicht. Hat der Verein zur Steuerpflicht optiert, gilt sie doch.
Echter Mitgliedsbeitrag, ideeller Bereich: keine Rechnung, keine E-Rechnung. Auch wenn das Mitglied ein Unternehmen ist.
Werbung für ein Unternehmen ist wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Über 250 € brutto ab dem Stichtag als E-Rechnung — wenn der Verein kein Kleinunternehmer ist.
Zuschauer zahlen als Privatpersonen: keine E-Rechnungspflicht. Und Belege bis 250 € brutto dürfen ohnehin in jeder Form ausgestellt werden.
E-Rechnung für den Verein in vier Schritten
Mit E-Mail oder Google-Konto, ohne Zahlungsdaten. Ein Zugang für den Verein genügt.
Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., Bankverbindung, Logo — einmal, dann stehen sie auf jeder Rechnung.
Empfänger, Positionen, Steuersatz 19 % oder 7 %. Für den Kleinunternehmer-Verein gibt es die Befreiung nach § 19 UStG mit vorausgefülltem Hinweis.
Die ZUGFeRD-Datei — ein PDF mit eingebetteter XML — lädt sich herunter. Der Validator zeigt, ob sie die Regeln erfüllt.
Ehrlich gesagt: E-Rechnung Pro ist kein Vereinsprogramm. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug und Zuwendungsbestätigungen gibt es hier nicht, und die Rechnung schicken Sie selbst per E-Mail an den Empfänger. Es erstellt E-Rechnungen und prüft eingehende — genau für die wenigen Rechnungen an Firmen, um die es bei Vereinen meistens geht.
Was es kostet
Bis zum 31. Dezember 2026 kostenlos und ohne Limit. Danach im Tarif Free 10 Dokumente im Monat und 10 Prüfungen am Tag — für die Sponsoring- und Vermietungsrechnungen eines Vereins reicht das in der Regel. Im Tarif Free und während der Beta steht in der Fußzeile der Rechnung klein „Erstellt mit zugferd.randomstar.org“. Alle Tarife unter Preise.
Häufige Fragen
Muss jeder Verein ab 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Nur ein Verein, der unternehmerisch tätig ist — in der Vermögensverwaltung, einem Zweckbetrieb oder einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb —, und nur für Einkäufe dieses Bereichs. Ein rein ideell tätiger Verein muss es nicht. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Muss ein gemeinnütziger Verein E-Rechnungen ausstellen?
Die Gemeinnützigkeit allein befreit nicht. Entscheidend ist, ob eine steuerpflichtige Leistung an ein Unternehmen über 250 € vorliegt und ob der Verein Kleinunternehmer ist. Spätestens ab 1. Januar 2028 gilt die Pflicht dann auch für ihn.
Brauchen Mitgliedsbeiträge eine E-Rechnung?
Nein. Echte Mitgliedsbeiträge sind kein Entgelt für eine Leistung, es entsteht keine Rechnungspflicht. Anders bei Beiträgen für Sonderleistungen an einzelne Mitglieder — die sind steuerbar.
Und Spenden?
Auch nicht. Spenden gehören zum ideellen Bereich. Die Zuwendungsbestätigung ist keine Rechnung und fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Gilt die Pflicht für unsere Sponsoringrechnungen?
Ja, wenn der Verein für den Sponsor eine Werbeleistung erbringt, kein Kleinunternehmer ist und der Betrag 250 € brutto übersteigt — ab 2028, bei mehr als 800 000 € Gesamtumsatz schon ab 2027.
Unser Verein vermietet die Halle. Brauchen wir E-Rechnungen?
Für die steuerfreie Vermietung nicht. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen für diesen Bereich aber trotzdem. Und wenn der Verein zur Umsatzsteuer optiert hat, ist die Vermietung steuerpflichtig — dann gilt auch die Pflicht zum Ausstellen.
Wie zählt der Gesamtumsatz für die 800 000 €?
Wie bei der Kleinunternehmergrenze nach § 19 Abs. 2 UStG: alle steuerbaren Umsätze des Vereins abzüglich bestimmter steuerfreier Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 12 und 22. Beiträge und Spenden zählen nicht mit.
Ist das für Vereine kostenlos?
Bis zum 31. Dezember 2026 ohne Limit, danach 10 Dokumente im Monat im Tarif Free. Die Prüfung eingehender Rechnungen ist kostenlos und ohne Anmeldung.
Die erste E-Rechnung Ihres Vereins
Konto anlegen, Vereinsdaten eintragen, Rechnung an den Sponsor ausfüllen — die ZUGFeRD-Datei lädt sich herunter. Bis 31.12.2026 kostenlos.