Польща: KSeF для всіх з 2027 року — штрафи, ймовірно, з 2028

1 січня 2027 року Польща закриває останню прогалину у своїй державній системі рахунків KSeF: відтоді виставляти рахунки через платформу мусять і підприємства з дуже малими обсягами рахунків. Водночас Міністерство фінансів Польщі анонсувало відкладення штрафів ще на рік. Що це означає — зокрема для підприємств у Німеччині, які торгують із Польщею.

Етапи обов’язку KSeF

Виняток, що спливає наприкінці року: хто виставляє рахунків щонайбільше на 10 000 злотих брутто на місяць, у 2026 році ще міг виставляти їх поза KSeF. Із січня система діє без цього порогу.

Чим KSeF відрізняється від німецького е-рахунку

У Німеччині е-рахунок — це формат файлу: ви створюєте файл ZUGFeRD або XRechnung і самі надсилаєте його, наприклад електронною поштою. У Польщі KSeF — це інстанція погодження. Рахунок надходить на державну платформу, там його приймають і присвоюють йому номер KSeF — лише після цього він юридично існує. Формат — власна польська XML-схема, не ZUGFeRD і не XRechnung.

Отже, Польща — одна з країн із найсуворішою моделлю в ЄС. Як це влаштовано в інших країнах, описано в розділі Обов’язкові е-рахунки в Європі.

Штрафи: анонсовано з 2028 року

Спочатку грошові штрафи за порушення обов’язку KSeF мали застосовуватися з 1 січня 2027 року. 16 вересня 2026 року Міністерство фінансів оголосило, що продовжить цей строк до кінця 2027 року; проєкт має позначення UD477. Доки його не ухвалено, формально діє стара дата.

Важливо: відкладений штраф — не відкладений обов’язок. З 1 січня 2027 року рахунки треба виставляти через KSeF; податкова адміністрація заявила, що не залишатиме порушень поза увагою й без грошових штрафів.

Що це означає для підприємств у Німеччині

• Ви постачаєте до Польщі: обов’язок KSeF поширюється на платників податків з осідком у Польщі. Якщо філії в Польщі у вас немає, ви й далі виставляєте рахунки за німецьким правом — тобто B2B-клієнтам у ЄС рахунок за EN 16931, наприклад у профілі EN 16931 стандарту ZUGFeRD.
• Ви купуєте в Польщі: ваші польські постачальники працюють із KSeF. Якщо сумніваєтеся, уточніть, у якій формі отримаєте рахунок, і перевіряйте вхідні файли, перш ніж проводити їх в обліку.
• У вас є філія в Польщі: тоді KSeF поширюється на її операції — це питання до вашого польського податкового консультанта.

Поширені запитання

Чи можна подати рахунок ZUGFeRD до KSeF?

Ні. KSeF вимагає власної польської XML-схеми. ZUGFeRD і Factur-X відповідають європейській нормі EN 16931, польська схема — ні.

Чи мушу я як німецький постачальник виставляти рахунки польському клієнтові через KSeF?

Якщо філії в Польщі немає — ні. Обов’язок стосується платників податків з осідком там.

Чи вже діє відкладення штрафів?

Ще ні. Його анонсовано й подано як проєкт; до ухвалення діє дата 1 січня 2027 року.

Чи може E-Rechnung Pro створювати рахунки для KSeF?

Ні. Ми створюємо ZUGFeRD і Factur-X та перевіряємо ZUGFeRD, Factur-X і XRechnung. Для KSeF потрібне програмне забезпечення, підключене до польської платформи.

Коротко

• З 1 січня 2027 року в Польщі зникає останній виняток: KSeF діє навіть для найменших обсягів рахунків.
• Рахунок існує лише після прийняття в KSeF; формат — польський, а не ZUGFeRD за EN 16931.
• Штрафи, згідно з проєктом від вересня 2026 року, мають застосовуватися лише з 2028 року — обов’язок залишається.
• Для німецьких постачальників без філії в Польщі нічого не змінюється.

Виставляєте рахунки до Польщі чи інших країн ЄС? Рахунок за EN 16931 підходить і для транскордонних операцій — Створити е-рахунок, безкоштовно до 31.12.2026.