Електронні рахунки в Німеччині з 2027 року: кому переходити вже зараз

У Німеччині за одинадцять тижнів починається другий етап обов’язку щодо електронних рахунків. З січня 2025 року кожне німецьке підприємство мусить уміти електронні рахунки приймати. З 1 січня 2027 року перші мусять їх також виставляти: усі, чий загальний оборот (Gesamtumsatz) за 2026 рік перевищує 800 000 €. Нижче — кого це стосується, що залишається дозволеним до кінця 2027 року і що варто встигнути зробити до Нового року.

Хто має виставляти електронні рахунки з 2027 року

Обов’язок стосується рахунків між підприємствами, які обидва мають місцезнаходження в Німеччині. Він не поширюється на рахунки приватним клієнтам, рахунки на дрібні суми до 250 € з ПДВ і проїзні квитки. Малі підприємці за § 19 UStG (Kleinunternehmer) безстроково звільнені від виставлення — але приймати електронні рахунки однаково мусять. Докладніше — у статті ПДВ в електронному рахунку.

Як правильно читати поріг 800 000 €

Від порогу залежить, чи переходити вам за одинадцять тижнів, чи за чотирнадцять місяців. І тлумачать його неправильно частіше, ніж здається:

• Значення має попередній рік. Для 2027 року враховується оборот за календарний 2026 рік — не поточний і не середній.
• Ідеться про загальний оборот у розумінні § 19 Abs. 2 UStG. Це весь оподатковуваний оборот без ПДВ, зокрема й із приватними клієнтами. Хто половину продає кінцевим споживачам, може опинитися вище порогу, навіть якщо його B2B-бізнес невеликий. Окремі звільнені від податку обороти та продаж основних засобів не враховуються.
• «Понад 800 000 €» означає саме понад. Хто досягає рівно 800 000 €, ще підпадає під перехідне правило.
• Organschaft (податкова група з ПДВ): тут, згідно з листом BMF від 15 жовтня 2024 року, враховується оборот усієї групи. Без Organschaft кожна компанія перевіряє поріг окремо — тож одна сестринська компанія може підпасти під обов’язок на рік раніше за іншу.

Практична проблема: точний оборот за 2026 рік ви знатимете лише після 31 грудня, а обов’язок діє вже з 1 січня. Хто восени має 700 000 € і очікує сильного останнього кварталу, готується так, ніби вже перевищив поріг. І навпаки, ранній перехід нічого не коштує: електронні рахунки й у 2027 році дозволені всім.

Що ще дозволено до кінця 2027 року

§ 27 Abs. 38 UStG передбачає на 2027 рік два винятки. Обидва спливають 31 грудня 2027 року:

1. Оборот за 2026 рік не перевищує 800 000 €: за поставки й послуги 2027 року ви можете й далі надсилати паперові рахунки або — якщо отримувач погоджується — інший електронний формат, наприклад звичайний PDF.
2. EDI, незалежно від розміру: хто вже сьогодні виставляє рахунки через EDI-процедуру за Рекомендацією 94/820/ЄС, може продовжувати так робити для поставок і послуг 2027 року — так само за згодою отримувача.

Вирішальною тут є дата поставки чи послуги, а не дата рахунку. Пільга на 2026 рік охоплює поставки й послуги 2026 року, але лише рахунки, передані до 31 грудня 2026 року. Тож хто перевищує поріг і в січні 2027 року виставляє рахунок за грудневу послугу, оформлює цей рахунок уже як електронний. Із підсумковими річними рахунками та рахунками на часткову оплату саме тут спотикаються насамперед.

Який формат вважається електронним рахунком

Електронний рахунок — це рахунок у структурованому форматі за EN 16931, який передається й приймається в електронному вигляді. PDF, що є лише зображенням рахунку, не враховується — незалежно від того, як його створено. Визнаються:

• XRechnung — чистий XML, німецький формат із державних закупівель;
• ZUGFeRD від версії 2.0.1 — PDF/A-3 із вбудованим XML, тобто файл, який водночас читають і люди, і машини. Винятком є профілі MINIMUM і BASIC WL: у них бракує обов’язкових реквізитів, тому вони не вважаються електронним рахунком. Якого профілю для чого достатньо, описано в розділі про профілі.

Лист BMF від 15 жовтня 2025 року прояснив два моменти, які на практиці мають велике значення. По-перше: у гібридному форматі на кшталт ZUGFeRD вирішальною є XML-частина. Якщо видима PDF-сторінка від неї відрізняється, це ставить під загрозу право отримувача на податковий кредит (вирахування вхідного ПДВ). По-друге: усі обов’язкові реквізити мають бути у самому XML, посилання на додаток недостатньо. Чим ще відрізняються XRechnung і ZUGFeRD, показано в статті XRechnung чи ZUGFeRD.

Закон не встановлює конкретного способу передачі. Достатньо електронного листа з файлом у вкладенні.

План дій до 31 грудня

Одинадцяти тижнів вистачить, якщо не витратити їх на вибір програми. Розумна послідовність:

1. Спрогнозуйте оборот за 2026 рік. Якщо ви напевно нижче порогу, у вас є ще рік — але все одно використайте його: обов’язок настане у 2028 році.
2. З’ясуйте, що саме створює ваша програма для рахунків. Не «чи вміє вона електронні рахунки?», а який формат, яка версія, який профіль. ZUGFeRD MINIMUM зі старішої програми — не електронний рахунок.
3. Створіть справжній рахунок і перевірте його. Не зразок від виробника, а свій власний, зі своїми основними даними. Валідатор за секунди покаже, чи відповідає файл стандарту — і на якому правилі він не проходить.
4. Наведіть лад в основних даних. Номер платника ПДВ (USt-IdNr.) або податковий номер, повні адреси, дата або період поставки чи послуги, умови оплати. Те, що досі стояло вільним текстом унизу сторінки, тепер має бути в полях.
5. Повідомте клієнтів. Запитайте адресу, на яку надсилати електронні рахунки, а в державних установ — Leitweg-ID (ідентифікатор, за яким рахунок доходить до потрібної установи).
6. Визначтеся зі зберіганням. Архівується структурована частина, без змін, протягом восьми років — див. Зберігання електронних рахунків (там же про GoBD — німецькі правила ведення й зберігання облікових записів в електронному вигляді).

Хто досі складає рахунки у Word чи Excel, не мусить одразу змінювати всю програму. Наявний PDF-рахунок можна перетворити на файл ZUGFeRD — за умови, що хтось підтвердить зчитані дані. Як це зробити, показано в інструкції Як перетворити PDF-рахунок на ZUGFeRD.

Що змінюється для отримувачів рахунків

Навіть ті, хто сам має виставляти електронні рахунки лише з 2028 року, із січня отримуватимуть їх більше: від усіх постачальників, що перевищують поріг. Це не новий обов’язок — приймати їх ви мусите з 2025 року, — але тільки тепер він стане помітним у повсякденній роботі. Поштової скриньки достатньо; важливо, щоб хтось зчитував файл або принаймні перевіряв його, а не лише дивився на PDF-сторінку. Рахунок — це XML-частина. Поради щодо вхідних рахунків — в інструкції Як перевірити електронний рахунок, щодо передачі до бухгалтерії — у статті Передати електронний рахунок бухгалтеру.

Поширені запитання

Мій оборот за 2026 рік трохи перевищує 800 000 €. Чи можна в січні ще надсилати PDF?

Ні. Тоді для поставок і послуг із 1 січня 2027 року вам потрібен електронний рахунок, якщо тільки ви вже не виставляєте рахунки через EDI-процедуру. Згода клієнта тут нічого не змінює: виняток за згодою діє лише для підприємств з оборотом до 800 000 €.

Поріг рахується для кожного клієнта чи для кожного рахунку?

Ні те, ні інше. Значення має загальний оборот підприємства, яке виставляє рахунки, за попередній рік — за всіма клієнтами, B2B і B2C разом.

Я малий підприємець (Kleinunternehmer). Чи треба мені щось робити у 2027 чи 2028 році?

Виставляти електронні рахунки ви не зобов’язані, і це звільнення безстрокове. Але приймати їх ви мусите вже з 2025 року — для цього достатньо адреси електронної пошти, на яку надходять рахунки.

Чи достатньо PDF, який моя програма називає «електронним рахунком»?

Лише якщо всередині є XML за EN 16931, а профіль — не MINIMUM і не BASIC WL. Найшвидше це з’ясувати, пропустивши файл через валідатор: він покаже формат, профіль і кожне порушене правило.

Що буде, якщо з січня я й далі надсилатиму паперові рахунки?

Тоді рахунок не буде належним рахунком у розумінні Закону про ПДВ (Umsatzsteuergesetz). Ризик несе передусім ваш клієнт, чиє право на податковий кредит залежить від належного рахунку, — і саме тому клієнти, що перевищують поріг, самі проситимуть електронні рахунки.

Коротко

• З 1 січня 2027 року всі, чий загальний оборот за 2026 рік перевищує 800 000 €, виставляють B2B-рахунки як електронні, з 2028 року — усі інші.
• Враховується весь оборот без ПДВ, зокрема з приватними клієнтами; в Organschaft — оборот усієї групи.
• До кінця 2027 року залишаються дозволеними папір і PDF за згодою (лише до 800 000 €), а також EDI (для всіх).
• Значення має дата поставки чи послуги; грудневі послуги, за які рахунок виставлено в січні, для тих, хто вище порогу, уже підпадають під обов’язок.
• Електронними рахунками вважаються XRechnung і ZUGFeRD від 2.0.1 — крім MINIMUM і BASIC WL. У гібридному форматі вирішальним є XML.

Спершу перевірте, що створює ваша програма сьогодні: завантажте рахунок у безкоштовний валідатор — без реєстрації. А якщо рахунок не пройде перевірку: в E-Rechnung Pro ви створюєте рахунки ZUGFeRD у профілі EN 16931 або перетворюєте наявні PDF — безкоштовно під час бета-тестування до 31 грудня 2026 року.