PDF-Rechnung in ZUGFeRD umwandeln
Aus Ihrer vorhandenen PDF-Rechnung wird eine hybride Datei: dieselbe sichtbare Seite, darin eingebettet die Rechnungsdaten als XML.
- Im Konto
- 10 Dokumente im Monat kostenlos
- Eine Datei: PDF/A-3 mit XML
- Sie bestätigen jedes Feld
Ein gewöhnliches PDF enthält keine strukturierten Daten — optisch ist es von einer echten ZUGFeRD-Rechnung nicht zu unterscheiden, aber es gibt keine XML, die Software lesen könnte. Umwandeln heißt deshalb zweierlei: die Rechnungsdaten gewinnen und daraus eine korrekte Datei bauen.
Den ersten Teil erledigt kein Konverter allein. Er liest das PDF aus, zeigt Ihnen jedes Feld und markiert, was nachgesehen werden sollte — erst nach Ihrer Bestätigung wird die Datei erzeugt.
Die Umwandlung läuft im Konto. Ein Konto ist kostenlos, die ersten 10 Dokumente im Monat ebenfalls.
In drei Schritten
Im Konto unter „PDF umwandeln“. Eine Datei je Durchgang, so wie sie erzeugt oder empfangen wurde — nichts vorher öffnen und neu speichern.
Beträge, Steuersätze, Parteien, Datumsangaben und Positionen stehen in einem Formular. Was ergänzt wurde und was nachgesehen werden sollte, ist farblich markiert. Hier korrigieren Sie, bevor etwas gebaut wird.
Aus den bestätigten Daten entsteht ein PDF/A-3 mit eingebetteter CII-XML im gewählten Profil. Das Ergebnis können Sie anschließend gegen die Regeln der EN 16931 prüfen lassen.
Was dabei wirklich passiert
Der mittlere Schritt entscheidet darüber, ob man dem Ergebnis trauen kann — deshalb steht er hier ausführlich.
Die meisten software-erzeugten Rechnungen haben eine Textebene. Der Text lässt sich direkt lesen; die eigentliche Arbeit steckt im Layout — welche Zahl ist der Nettobetrag, welche die Steuer, welche Zeilen gehören zur Positionstabelle.
Eine eingescannte Rechnung ist nur ein Bild. Die Zeichen müssen erst erkannt und dann gedeutet werden, und jeder Erkennungsfehler wird flussabwärts zu einer falschen Zahl. Deshalb ist der Bestätigungsschritt bei Scans kein Formalismus.
Layoutbasierte Extraktion aus einer beliebigen Rechnung ist heute nicht so weit, dass man ihr bei Steuerbeträgen, Endsummen und Kennungen blind vertrauen könnte. Ein Werkzeug, das aus jedem PDF in dreißig Sekunden eine fertige E-Rechnung verspricht, verspricht mehr, als der Stand der Technik hergibt.
Ausführlich, mit durchgerechnetem Beispiel und typischen Fehlern: PDF-Rechnung umwandeln.
Was herauskommt
Ein PDF/A-3 mit der XML als Anhang, in den Metadaten angemeldet. Nicht ein PDF und daneben ein XML — das würden viele Empfänger nicht als E-Rechnung erkennen.
BASIC, EN 16931 oder EXTENDED. Im Regelfall EN 16931: es entspricht der Norm und wird überall akzeptiert. MINIMUM und BASIC WL bieten wir bewusst nicht an — sie gelten umsatzsteuerlich nicht als E-Rechnung.
Das Aussehen der Rechnung wird nicht ersetzt, sondern um die strukturierten Daten ergänzt. Ein Empfänger, der noch nichts umgestellt hat, öffnet die Datei wie bisher als PDF.
Was es kostet
Eine Umwandlung zählt zum selben Kontingent wie eine selbst erstellte Rechnung — ein Dokument ist ein Dokument, egal woher es kommt.
10 Dokumente im Monat, dazu 10 Prüfungen am Tag. Ohne Kreditkarte, ohne Laufzeit. Zum Ausprobieren und für einzelne Rechnungen reicht das.
200 Dokumente im Monat und Prüfungen ohne Begrenzung. Auch jährlich für 190 €.
Dokumente ohne Begrenzung, dazu die Stapelverarbeitung: mehrere PDF-Rechnungen in einem Durchgang, Ergebnis als ZIP-Archiv per E-Mail. Auch jährlich für 490 €.
Häufige Fragen
Brauche ich ein Konto?
Ja. Anders als die Rechnungsprüfung läuft die Umwandlung nur im Konto — sie erzeugt ein Dokument, das Ihnen gehört, und legt es in Ihren Verlauf. Das Konto ist kostenlos, die ersten 10 Dokumente im Monat ebenfalls.
Kann ich einen Scan umwandeln?
Technisch ja: die Zeichen werden erkannt und die Werte vorgeschlagen. Rechnen Sie hier aber mit mehr Korrekturen als bei einem software-erzeugten PDF, und sehen Sie besonders auf Beträge, Steuersätze und Kennungen.
Bleibt das Aussehen der Rechnung erhalten?
Ja. Die sichtbare Seite ist Ihre; sie wird nicht neu gesetzt, sondern in einen PDF/A-3-Container überführt, in dem zusätzlich die XML steckt.
Welches Profil soll ich wählen?
EN 16931, solange kein Empfänger etwas anderes verlangt. BASIC reicht bei einfachen Rechnungen; EXTENDED brauchen Sie nur für Felder, die die Norm nicht kennt. Einzelheiten unter Profile.
Was, wenn im PDF eine Pflichtangabe fehlt?
Dann kann sie auch in der XML nicht entstehen — erfinden wird sie niemand. Fehlt zum Beispiel die USt-IdNr. des Käufers oder ein Leistungsdatum, tragen Sie es im Bestätigungsschritt nach. Ohne diese Angaben würde die Datei später an den Geschäftsregeln scheitern.
Muss ich mein ganzes Archiv umwandeln?
Meistens nicht. Die Pflicht betrifft neue Rechnungen ab dem jeweiligen Stichtag, nicht das, was Sie in den Jahren davor ausgestellt haben. Aufzubewahren ist das Dokument in der Form, in der es ausgestellt wurde — die Termine stehen unter Fristen und Pflichten.
Woran erkenne ich, dass die Umwandlung gelungen ist?
Am Prüfbericht. Lassen Sie die fertige Datei durch die Rechnungsprüfung laufen: sauber auf allen drei Schichten heißt, dass Container, Schema und Geschäftsregeln stimmen.
Was Sie dabei wissen sollten
Was Sie dazu lesen können
Eine Rechnung umwandeln?
Konto anlegen, PDF hochladen, Daten bestätigen — die fertige Datei liegt danach in Ihrem Dokumentenverlauf.
Sie haben schon eine ZUGFeRD-Datei und wollen nur wissen, ob sie gültig ist? Die Prüfung ist kostenlos und ohne Anmeldung.