Ein Profil sagt nicht, wie gut eine Rechnung ist, sondern wie viel in ihrem XML steht. Dieselbe sichtbare Seite, derselbe Betrag, derselbe Empfänger — und je nach Profil trägt die Datei nur eine Handvoll Kopfdaten oder jede einzelne Position mit Rabatt, Steuersatz und Einheit.
Die Entscheidung ist nicht kosmetisch. Zwei der Profile gelten umsatzsteuerlich gar nicht als E-Rechnung, obwohl sie jede technische Prüfung bestehen. Darum geht es auf dieser Seite zuerst.
Woran man das Profil erkennt
Das Profil steht im XML selbst, im Feld BT-24 (in der CII-Syntax GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter). Es ist eine URN, und sie ist lesbar, wenn man weiß, worauf man achtet.
| Profil | Kennung im XML |
|---|---|
| MINIMUM | urn:factur-x.eu:1p0:minimum |
| BASIC WL | urn:factur-x.eu:1p0:basicwl |
| BASIC | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:factur-x.eu:1p0:basic |
| EN 16931 | urn:cen.eu:en16931:2017 |
| EXTENDED | urn:cen.eu:en16931:2017#conformant#urn:factur-x.eu:1p0:extended |
| XRECHNUNG | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
Drei Dinge lassen sich daraus sofort ablesen:
urn:cen.eu:en16931:2017kommt vor — oder eben nicht. Bei MINIMUM und BASIC WL kommt es nicht vor. Diese Profile behaupten selbst nicht, der Norm zu entsprechen.#compliant#heißt: eine CIUS, also eine Einschränkung der Norm. Sie darf Felder verpflichtend machen, Wertelisten kürzen, Regeln ergänzen — aber keine neuen Felder erfinden. So sind BASIC und XRECHNUNG gebaut.#conformant#heißt: eine Erweiterung. Alles aus der Norm ist da, und darüber hinaus zusätzliche Felder. So ist EXTENDED gebaut.
Die sechs Profile im Überblick
| Profil | Positionen | Gilt als E-Rechnung? | Wofür gedacht |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nein | Buchungsdaten für die interne Verarbeitung |
| BASIC WL | nein | nein | Kopfdaten samt Nachlässen, ohne Einzelzeilen |
| BASIC | ja, reduziert | ja | einfache Rechnungen ohne Besonderheiten |
| EN 16931 | ja, vollständig | ja | der Regelfall im B2B |
| EXTENDED | ja, plus Zusatzfelder | ja | Sachverhalte, die die Norm nicht abbildet |
| XRECHNUNG | ja, vollständig | ja | öffentliche Auftraggeber in Deutschland |
MINIMUM und BASIC WL: technisch gültig, rechtlich keine Rechnung
Das BMF hat im Schreiben vom 15. Oktober 2024 festgehalten und 2025 bestätigt: Anerkannt ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC WL. Der Grund ist inhaltlich, nicht formal — beide tragen die nach § 14 UStG verlangten Pflichtangaben nicht vollständig in maschinenlesbarer Form. MINIMUM hat nur reduzierte Kopfdaten, BASIC WL überhaupt keine Rechnungspositionen; „WL“ steht für without lines.
Warum das so leicht danebengeht. Eine MINIMUM-Datei ist kein Pfusch. Sie besteht die Prüfung, sie öffnet sich, sie sieht aus wie eine E-Rechnung — sie zählt nur nicht als eine. Genau darum ist der Fehler teuer: Er fällt nicht beim Erstellen auf, sondern beim Empfänger oder in der Betriebsprüfung. Wer „das kleinste Profil, das durchgeht“ sucht, sucht BASIC, nicht MINIMUM.
Wofür sind die beiden dann gut? Für Fälle, in denen ohnehin keine Rechnung im Rechtssinne entsteht: interne Weitergabe von Buchungsdaten, Vorerfassung, Transport zwischen Systemen. MINIMUM trägt nicht einmal die Steueraufschlüsselung — ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen kann damit keine ordnungsgemäße Rechnung stellen, weder in Deutschland noch in Frankreich.
BASIC — wenn die Rechnung wirklich einfach ist
BASIC ist eine CIUS der Norm: Es bringt Rechnungspositionen zurück, aber mit reduziertem Feldumfang. Für eine Rechnung über ein paar Leistungen mit einem Steuersatz, ohne Rabattstaffeln, ohne abweichende Lieferanschrift, ohne Fremdwährung reicht es aus, und der Empfänger kann sie vollständig verbuchen.
Der Haken ist nicht technischer, sondern praktischer Natur: Sobald ein Geschäftsvorfall aus dem Rahmen fällt, fehlt in BASIC das passende Feld — und man merkt es erst, wenn die Rechnung schon erstellt ist. Wer nicht sicher weiß, dass alle seine Rechnungen einfach bleiben, fährt mit EN 16931 ruhiger.
EN 16931 — der Regelfall
Dieses Profil ist die europäische Norm selbst, ohne Einschränkung und ohne Zusatz. Es deckt das komplette semantische Kernmodell ab: Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, Nachlässe und Zuschläge auf Positions- und Dokumentebene, Steueraufschlüsselung je Satz und Kategorie, Zahlungsbedingungen, abweichende Lieferanschrift, Referenzen auf Bestellung und Vertrag.
In älteren ZUGFeRD-Fassungen hieß dieses Profil COMFORT. Wer den Namen noch in einer Anleitung oder einem Vertragstext findet: gemeint ist EN 16931. Umbenannt wurde es, weil ein Fantasiename nicht erkennen ließ, dass genau dieses Profil der Norm entspricht.
Praktisch heißt EN 16931: Der Empfänger bekommt alles, was er zum automatischen Verbuchen braucht, und die Datei besteht den vollständigen Satz der Geschäftsregeln. Deshalb ist es die Voreinstellung, wann immer nichts anderes ausdrücklich verlangt wird.
EXTENDED — und wofür es nicht gedacht ist
EXTENDED ist eine Erweiterung: alles aus EN 16931 plus zusätzliche Felder, die in der Norm nicht vorgesehen sind. Typisch sind Verweise auf Projekte, Aufmaße und Verträge im Bauwesen, Verpackungs- und Transportangaben im Großhandel, zusätzliche Partnerrollen in mehrstufigen Lieferketten.
Ein weit verbreiteter Irrtum: EXTENDED brauche man für mehrere Steuersätze oder für Rabatte. Das stimmt nicht. Mehrere Steuersätze in einem Dokument, Nachlässe und Zuschläge auf Positions- wie auf Dokumentebene, Fremdwährung, Gutschriften — das alles kann EN 16931 bereits. EXTENDED brauchen Sie erst, wenn ein Empfänger ein Feld verlangt, das die Norm gar nicht kennt.
Und es hat einen Preis. Zusätzliche Felder versteht nur eine Software, die sie kennt; ein Empfänger, der strikt gegen EN 16931 prüft, ignoriert sie bestenfalls. Hinzu kommt: Das Korrigendum ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026 hat gerade im Profil EXTENDED Widersprüche in Prüfregeln, Rundung und Steueraufschlüsselung bereinigt — ein Hinweis darauf, dass hier die verwickelten Fälle liegen. Nehmen Sie EXTENDED, wenn Sie einen Grund nennen können. Nicht vorsorglich.
Das Profil XRECHNUNG ist nicht dasselbe wie eine XRechnung
Zwei verschiedene Dinge mit fast demselben Namen:
- XRechnung ist ein eigenes Format — eine reine XML-Datei ohne PDF darum herum, die deutsche CIUS der Norm, verlangt von vielen öffentlichen Auftraggebern.
- Das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG ist eine hybride PDF-Datei, deren eingebettetes XML den Regeln der XRechnung folgt. Sichtbare Seite und strukturierte Daten in einem Dokument — mit dem Regelwerk, das der öffentliche Auftraggeber erwartet.
Wer an Behörden liefert, sollte vorher fragen, welches von beiden gewünscht ist, und daran denken, dass dort in der Regel eine Leitweg-ID verlangt wird (BT-10). Fehlt sie, scheitert die Rechnung an einer deutschen Sonderregel, nicht an der Norm — siehe Regelcodes.
Welche Profile E-Rechnung Pro erzeugt
Drei: BASIC, EN 16931 und EXTENDED, mit EN 16931 als Voreinstellung. MINIMUM und BASIC WL bieten wir bewusst nicht an — sie würden eine Datei erzeugen, die aussieht wie eine E-Rechnung und keine ist. Wer sie ausdrücklich braucht, braucht sie für einen Zweck, für den unser Weg ohnehin der falsche wäre.
Eingehende Dateien werden unabhängig davon in allen Profilen geprüft, XRechnung eingeschlossen — der Bericht nennt das erkannte Profil und prüft gegen dessen Regelwerk, nicht gegen ein anderes.
Häufige Fragen
Welches Profil soll ich nehmen, wenn ich nichts weiter weiß?
EN 16931. Es entspricht der Norm, wird überall akzeptiert und lässt keine Angabe vermissen. Ein anderes Profil wählen Sie, wenn jemand es verlangt — nicht aus eigenem Antrieb.
Kann der Empfänger ein bestimmtes Profil vorschreiben?
Ja, und größere Empfänger tun es. Meist steht es in den Lieferantenunterlagen oder im Bestellportal. Wird EXTENDED verlangt, fragen Sie nach, welches Feld daraus gebraucht wird — oft ist es genau eines, und manchmal stellt sich heraus, dass es EN 16931 auch kennt.
Wie erkenne ich das Profil einer Datei, die ich bekommen habe?
Der Prüfbericht nennt es. Wer ins XML sehen will, sucht nach GuidelineSpecifiedDocumentContextParameter — der Wert ist die URN aus der Tabelle oben.
Sind ZUGFeRD- und Factur-X-Profile dieselben?
Ja, seit ZUGFeRD 2.1 / Factur-X 1.0 sind es dieselben Profile mit denselben Kennungen; die Formate selbst sind zwei Namen für dasselbe (siehe Was ist ZUGFeRD). Der Zusatz XRECHNUNG ist die deutsche Besonderheit, die französische Seite hat ihre eigenen Anforderungen.
Kann ich das Profil nachträglich ändern?
Nicht in der fertigen Datei — das Profil bestimmt, welche Felder vorhanden sein müssen, und es einfach umzubenennen erzeugt ein Dokument, das seine eigene Kennung verletzt. Erzeugen Sie die Rechnung im gewünschten Profil neu.
Ist ein höheres Profil immer besser?
Nein. EXTENDED trägt Felder, die viele Empfänger nicht auswerten, und macht Ihre Daten nur dann wertvoller, wenn sie tatsächlich gebraucht werden. Der Nutzen steckt in der Norm, nicht über ihr.
Was, wenn ich BASIC verschickt habe und die Rechnung Rabatte enthielt?
Prüfen Sie die Datei. Fehlt eine Angabe, die die Norm verlangt, meldet der Bericht es; besteht die Datei alle drei Schichten, ist sie gültig. Für die nächste Rechnung stellen Sie das Profil um — siehe Rechnung prüfen.
Kurz zusammengefasst
- Das Profil steht in
BT-24und ist lesbar: Fehlturn:cen.eu:en16931:2017, entspricht die Datei der Norm nicht. - MINIMUM und BASIC WL sind keine E-Rechnung — technisch gültig, umsatzsteuerlich nicht. Das kleinste brauchbare Profil ist BASIC.
- EN 16931 ist der Regelfall, früher COMFORT genannt. Ohne besonderen Grund nehmen Sie dieses.
- EXTENDED ist kein Qualitätsmerkmal. Mehrere Steuersätze und Rabatte kann EN 16931 bereits; EXTENDED lohnt erst bei Feldern, die die Norm nicht kennt.
- Profil XRECHNUNG ≠ Format XRechnung. Beim öffentlichen Auftraggeber vorher fragen und an die Leitweg-ID denken.
Rechnungen im richtigen Profil erzeugen, ohne die Felder von Hand zu sortieren? Kostenloses Konto anlegen — oder eine vorhandene Datei ohne Anmeldung prüfen und nachsehen, welches Profil darin wirklich steht.