Die Frage wird fast immer falsch gestellt. XRechnung und ZUGFeRD sind keine Konkurrenten, zwischen denen man sich entscheidet wie zwischen zwei Programmen — es sind zwei Verpackungen derselben Daten. Beide erfüllen die E-Rechnungspflicht. Was sie unterscheidet, ist die Hülle und die Frage, wer welche Hülle verlangt.
Der Unterschied in einer Tabelle
| XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X | |
|---|---|---|
| Was Sie bekommen | eine XML-Datei | eine PDF-Datei mit XML darin |
| Sichtbare Seite | keine | ja, öffnet sich wie jedes PDF |
| Syntax | UBL oder CII | CII |
| Verhältnis zur Norm | CIUS — eine Verengung | CIUS, im Profil EXTENDED auch Erweiterung |
| Wer es typischerweise verlangt | öffentliche Auftraggeber | Unternehmen untereinander |
| Gepflegt von | KoSIT, Bund und Länder | FeRD (Deutschland), FNFE-MPE (Frankreich) |
Was XRechnung ist
XRechnung ist der deutsche Standard für den strukturierten Rechnungsaustausch mit der Verwaltung: eine Ausprägung (CIUS) der EN 16931, die das Kernmodell verengt und einzelne Felder zur Pflicht macht, die in der Norm optional sind. Bekanntestes Beispiel ist die Leitweg-ID in BT-10, über die eine Behörde adressiert wird.
Zum Versionsstand: Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024 und bleibt nach Angabe der Betreiber mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Eine Vorabfassung von XRechnung 4.0 wurde im September 2026 veröffentlicht; die endgültige Fassung wird im Frühjahr 2027 erwartet. Der Veröffentlichungsrhythmus wurde dabei von zwei Releases pro Jahr auf ein Hauptrelease umgestellt.
Welche Fassung eine Datei ist, steht in ihr selbst — in BT-24. Für XRechnung 3.0 lautet die Kennung urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0. Bis Version 2.3 stand dort noch urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_2.3: der Namensraum hat sich mit 3.0 geändert, und genau darüber stolpern ältere Prüfwerkzeuge.
Was ZUGFeRD ist
ZUGFeRD verpackt dieselben Daten anders: eine PDF/A-3-Datei, die die lesbare Rechnungsseite zeigt und das XML als Anhang mitführt. Wer die Datei anklickt, sieht eine Rechnung; wer sie einliest, bekommt Daten. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.
ZUGFeRD kennt Profile — vom abgespeckten MINIMUM bis EXTENDED. Für die Pflicht zählen ZUGFeRD ab Version 2.0.1 außer MINIMUM und BASIC WL: in diesen beiden fehlen die Pflichtangaben, sie gelten nicht als E-Rechnung.
Und es gibt die Brücke zwischen beiden Welten: ZUGFeRD kennt ein Profil namens XRECHNUNG. Eine solche Datei ist ein PDF mit sichtbarer Seite, dessen eingebettetes XML den Regeln von XRechnung folgt und in BT-24 auch deren Kennung trägt. Wo eine Behörde XRechnung verlangt, aber PDF-Anhänge akzeptiert, ist das die Variante, mit der beide Seiten zufrieden sind.
Wann Sie was nehmen
| Ihre Lage | Was sinnvoll ist |
|---|---|
| Rechnung an eine deutsche Behörde | XRechnung; Adresse ist die Leitweg-ID, der Weg meist das Rechnungseingangsportal |
| Rechnung an ein Unternehmen | ZUGFeRD — die Gegenseite kann sie lesen, auch wenn ihre Software noch nichts einliest |
| Kunde nennt kein Format | ZUGFeRD im Profil EN 16931; es ist die Fassung, die nirgends ansteht |
| Kunde besteht auf XRechnung, will aber etwas sehen | ZUGFeRD im Profil XRECHNUNG |
| Empfänger im Ausland über Peppol | UBL — dort ist es Pflichtsyntax, das CII aus ZUGFeRD wandelt der Access Point um |
Die Reihenfolge der Fragen ist dabei immer dieselbe: Erst klären, was die Gegenseite annimmt, dann das Format wählen — nicht umgekehrt. Ein Format, das der Empfänger nicht verarbeitet, ist kein besseres Format.
Was beide gemeinsam haben
- Dieselben Feldnummern. BT-1 ist in beiden die Rechnungsnummer, BT-112 in beiden der Bruttobetrag — siehe Struktur des XML.
- Dieselben Geschäftsregeln. Die
BR--Familien der Norm gelten für beide; XRechnung legt mit denBR-DE--Regeln nach — siehe Geschäftsregeln. - Dieselbe Rechtslage. Beide sind E-Rechnungen im Sinne der Pflicht; beim hybriden Format ist der strukturierte Teil maßgeblich.
- Dieselbe Aufbewahrung. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil, nicht ein Ausdruck — siehe Aufbewahrung.
Wie dasselbe Feld in beiden Syntaxen aussieht
„Dieselben Felder“ heißt nicht „dieselben Element-Namen“. Die Norm vergibt Nummern, die Syntax vergibt Namen — und genau hier entsteht der Eindruck, es handle sich um völlig verschiedene Dateien. Die Rechnungsnummer, BT-1, steht:
| Syntax | Wo BT-1 steht |
|---|---|
| CII — also in ZUGFeRD und Factur-X | rsm:ExchangedDocument/ram:ID |
| UBL — wie bei XRechnung und im Peppol-Netz | ubl:Invoice/cbc:ID |
Für die Buchhaltung ändert das nichts: Beide Male ist es BT-1, beide Male gilt dieselbe Regel. Praktisch heißt es nur, dass eine Software, die eine Syntax liest, die andere deshalb noch lange nicht liest — und dass eine Umwandlung zwischen beiden kein Datenverlust ist, sondern ein Umbenennen.
Vier Irrtümer, die sich hartnäckig halten
| Behauptung | Wie es wirklich ist |
|---|---|
| „XRechnung ist für alle Pflicht.“ | Pflicht ist die E-Rechnung, nicht ein bestimmtes Format. XRechnung verlangt typischerweise die Verwaltung. |
| „ZUGFeRD ist doch nur ein PDF.“ | Die Daten liegen als XML darin und sind der maßgebliche Teil. Die Seite ist die Beigabe, nicht der Kern. |
| „Eine XRechnung kann man nicht lesen.“ | Man braucht einen Viewer statt eines PDF-Programms — aber lesbar ist sie, und die Verwaltung tut genau das. |
| „Man muss sich einmal entscheiden.“ | Nichts hindert Sie daran, an Behörden XRechnung und an Firmenkunden ZUGFeRD zu senden. Die Daten dahinter sind dieselben. |
Was E-Rechnung Pro hier kann — und was nicht
Prüfen: beide. Der Validator nimmt PDF und XML entgegen und lässt darüber die Regeln der Norm sowie die deutschen Zusatzregeln laufen. Für eine eingegangene XRechnung ist das der kürzeste Weg zu der Frage, ob sie sauber ist.
Erzeugen: ZUGFeRD und Factur-X, in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED. XRechnung erzeugt der Dienst nicht. Wer sie braucht, erzeugt sie in seiner Buchhaltung — und prüft sie hier, bevor sie ins Portal geht.
Ein Detail aus der Praxis: Prüfwerkzeuge fahren die XRechnung-Regeln oft über jede Datei. Dann meldet eine völlig korrekte ZUGFeRD-Rechnung die Regel BR-DE-21 als verletzt — sie verlangt in BT-24 die XRechnung-Kennung, und die steht dort naturgemäß nicht. Das ist kein Fehler Ihrer Datei; unser Bericht rechnet diese Meldung deshalb heraus.
Häufige Fragen
Ist XRechnung besser als ZUGFeRD?
Keines von beiden ist besser. Es sind zwei Hüllen für dieselben Daten; welche passt, entscheidet der Empfänger.
Kann ich eine ZUGFeRD-Datei an eine Behörde schicken?
Nur wenn deren Eingangsweg das zulässt. Verlangt wird dort in der Regel XRechnung — wobei das ZUGFeRD-Profil XRECHNUNG genau für diesen Fall gemacht ist.
Wie erkenne ich, was ich bekommen habe?
An der Dateiendung und an BT-24: Eine .xml-Datei mit der KoSIT-Kennung ist eine XRechnung, ein PDF mit eingebettetem XML eine ZUGFeRD-Rechnung. Der Prüfbericht nennt beides.
Muss ich XRechnung 4.0 jetzt vorbereiten?
Nein. Version 3.0 gilt mindestens bis zum 31. Juli 2027; 4.0 lag im September 2026 erst als Vorabfassung vor. Relevant wird sie, wenn Ihre Software sie unterstützt und der Empfänger sie verlangt.
Welche Syntax hat eine XRechnung — UBL oder CII?
Beide sind zulässig. Welche Sie bekommen, hängt vom Absender ab; die Feldnummern sind in beiden dieselben.
Und XRechnung im Ausland?
Dort spielt sie keine Rolle — es ist ein deutscher Standard. Grenzüberschreitend zählen EN 16931 und, wenn über Peppol zugestellt wird, dessen eigene Ausprägung in UBL.
Zählt eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil MINIMUM als E-Rechnung?
Nein. MINIMUM und BASIC WL sind ausgenommen — in ihnen fehlen die Pflichtangaben. Nehmen Sie EN 16931.
Kurz zusammengefasst
- Zwei Hüllen, ein Inhalt: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit XML darin.
- Behörde meist XRechnung, Unternehmen meist ZUGFeRD — und das Profil XRECHNUNG verbindet beides.
- XRechnung 3.0 gilt seit 1. Februar 2024, mindestens bis 31. Juli 2027; 4.0 ist angekündigt, nicht in Kraft.
- BT-24 verrät die Fassung — mit 3.0 hat sich dort der Namensraum geändert.
- Entscheiden muss man sich nicht: an wen was geht, sagt der Empfänger.
Unsicher, was da gerade im Postfach liegt? Datei hochladen — der Bericht nennt Format, Profil und jede verletzte Regel beim Namen.