Polen: KSeF ab 2027 für alle — Strafen voraussichtlich erst 2028

Polen schließt zum 1. Januar 2027 die letzte Lücke in seinem staatlichen Rechnungssystem KSeF: Auch Unternehmen mit sehr kleinen Rechnungsumsätzen müssen dann über die Plattform fakturieren. Gleichzeitig hat das Finanzministerium angekündigt, die Strafen um ein weiteres Jahr zu verschieben. Was das bedeutet — auch für Unternehmen in Deutschland, die mit Polen handeln.

Die Stufen der KSeF-Pflicht

Die Ausnahme, die zum Jahresende ausläuft: Wer im Monat Rechnungen über höchstens 10 000 Złoty brutto ausstellt, durfte 2026 noch außerhalb von KSeF fakturieren. Ab Januar gilt das System ohne diese Schwelle.

Was an KSeF anders ist als an der deutschen E-Rechnung

In Deutschland ist die E-Rechnung ein Dateiformat: Sie erzeugen eine ZUGFeRD- oder XRechnung-Datei und schicken sie selbst, etwa per E-Mail. In Polen ist KSeF eine Freigabestelle. Die Rechnung geht an die staatliche Plattform, wird dort angenommen und erhält eine KSeF-Nummer — erst dann existiert sie rechtlich. Das Format ist ein eigenes polnisches XML-Schema, nicht ZUGFeRD und nicht XRechnung.

Polen ist damit eines der Länder mit dem strengsten Modell in der EU. Wie die anderen Länder es lösen, steht in E-Rechnungspflicht in Europa.

Strafen: angekündigt ab 2028

Ursprünglich sollten Geldstrafen für Verstöße gegen die KSeF-Pflicht ab dem 1. Januar 2027 gelten. Das Finanzministerium hat am 16. September 2026 angekündigt, diese Frist bis Ende 2027 zu verlängern; der Entwurf trägt die Kennung UD477. Solange er nicht verabschiedet ist, gilt formal das alte Datum.

Wichtig: Eine verschobene Strafe ist keine verschobene Pflicht. Ab 1. Januar 2027 muss über KSeF fakturiert werden; die Finanzverwaltung hat angekündigt, Verstöße auch ohne Geldstrafe zu verfolgen.

Was das für Unternehmen in Deutschland bedeutet

• Sie liefern nach Polen: Die KSeF-Pflicht gilt für in Polen ansässige Steuerpflichtige. Ohne Niederlassung in Polen fakturieren Sie weiter nach deutschem Recht — für B2B-Kunden in der EU also mit einer Rechnung nach EN 16931, etwa im Profil EN 16931 von ZUGFeRD.
• Sie kaufen in Polen ein: Ihre polnischen Lieferanten arbeiten mit KSeF. Fragen Sie im Zweifel nach, in welcher Form Sie die Rechnung erhalten, und prüfen Sie eingehende Dateien, bevor Sie sie buchen.
• Sie haben eine Niederlassung in Polen: Dann gilt KSeF für deren Umsätze — das ist ein Fall für Ihre polnische Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung in KSeF einreichen?

Nein. KSeF verlangt das eigene polnische XML-Schema. ZUGFeRD und Factur-X folgen der europäischen Norm EN 16931, das polnische Schema nicht.

Muss ich als deutscher Lieferant meinen polnischen Kunden über KSeF fakturieren?

Ohne Niederlassung in Polen nicht. Die Pflicht richtet sich an dort ansässige Steuerpflichtige.

Gilt die Verschiebung der Strafen schon?

Noch nicht. Sie ist angekündigt und als Entwurf vorgelegt; bis zur Verabschiedung gilt der 1. Januar 2027.

Kann E-Rechnung Pro KSeF-Rechnungen erstellen?

Nein. Wir erstellen ZUGFeRD und Factur-X und prüfen ZUGFeRD, Factur-X und XRechnung. Für KSeF braucht es eine Software, die an die polnische Plattform angebunden ist.

Kurz zusammengefasst

• Ab 1. Januar 2027 fällt in Polen die letzte Ausnahme: KSeF gilt auch für kleinste Rechnungsumsätze.
• Die Rechnung existiert erst mit der Annahme durch KSeF; das Format ist polnisch, nicht EN-16931-ZUGFeRD.
• Strafen sollen nach einem Entwurf vom September 2026 erst ab 2028 greifen — die Pflicht bleibt.
• Für deutsche Lieferanten ohne Niederlassung in Polen ändert sich nichts.

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