E-Rechnungspflicht ab 2027: Wer jetzt umstellen muss

In elf Wochen beginnt die zweite Stufe der E-Rechnungspflicht. Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen die ersten sie auch ausstellen: alle, deren Gesamtumsatz 2026 über 800 000 € liegt. Hier steht, wen das trifft, was bis Ende 2027 noch erlaubt bleibt und was bis zum Jahreswechsel erledigt sein sollte.

Wer ab 2027 ausstellen muss

Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Nicht erfasst sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit — empfangen müssen sie trotzdem. Mehr dazu in E-Rechnung und Umsatzsteuer.

Die 800 000 € richtig lesen

An der Schwelle entscheidet sich, ob Sie in elf Wochen oder in vierzehn Monaten umstellen müssen. Sie wird häufiger falsch gelesen, als man denkt:

• Maßgeblich ist das Vorjahr. Für 2027 zählt der Umsatz des Kalenderjahres 2026 — nicht der aktuelle, nicht ein Durchschnitt.
• Gemeint ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG. Das ist der gesamte steuerbare Umsatz ohne Umsatzsteuer, auch der an Privatkunden. Wer zur Hälfte an Endkunden verkauft, kann über der Schwelle liegen, obwohl sein B2B-Geschäft klein ist. Bestimmte steuerfreie Umsätze und Verkäufe von Anlagevermögen bleiben außen vor.
• „Über 800 000 €“ heißt über. Wer genau 800 000 € erreicht, fällt noch unter die Übergangsregel.
• Organschaft: Hier zählt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 der Umsatz des gesamten Organkreises. Ohne Organschaft prüft jede Gesellschaft für sich — eine Schwestergesellschaft kann also ein Jahr früher dran sein als die andere.

Das praktische Problem: Den Umsatz 2026 kennen Sie sicher erst nach dem 31. Dezember — die Pflicht gilt aber ab dem 1. Januar. Wer im Herbst bei 700 000 € steht und ein starkes Schlussquartal erwartet, bereitet sich vor, als läge er schon darüber. Umgekehrt kostet eine verfrühte Umstellung nichts: E-Rechnungen sind auch 2027 für jeden zulässig.

Was bis Ende 2027 noch erlaubt bleibt

§ 27 Abs. 38 UStG kennt für 2027 zwei Ausnahmen. Beide laufen am 31. Dezember 2027 aus:

1. Umsatz 2026 nicht über 800 000 €: Für Leistungen im Jahr 2027 dürfen Sie weiter Papierrechnungen schicken oder — wenn der Empfänger zustimmt — ein anderes elektronisches Format wie ein einfaches PDF.
2. EDI, unabhängig von der Größe: Wer heute über ein EDI-Verfahren nach der Empfehlung 94/820/EG fakturiert, darf das für Leistungen im Jahr 2027 fortsetzen, ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers.

Entscheidend ist dabei das Datum der Leistung, nicht das Rechnungsdatum. Die Erleichterung für 2026 deckt Leistungen aus 2026, aber nur Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2026 übermittelt werden. Wer über der Schwelle liegt und im Januar 2027 eine Dezember-Leistung abrechnet, stellt diese Rechnung also bereits als E-Rechnung aus. Für Jahresabschlussrechnungen und Abschläge ist das die Stelle, an der man zuerst stolpert.

Welches Format als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931, das elektronisch übermittelt und empfangen wird. Ein PDF, das nur ein Bild der Rechnung ist, zählt nicht — ganz gleich, wie es erzeugt wurde. Anerkannt sind:

• XRechnung — reines XML, das deutsche Format aus dem öffentlichen Auftrag;
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, also lesbar für Menschen und Maschinen zugleich. Ausgenommen sind die Profile MINIMUM und BASIC WL: Ihnen fehlen Pflichtangaben, sie gelten nicht als E-Rechnung. Welches Profil wofür reicht, steht unter Profile.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 hat zwei Punkte klargestellt, die in der Praxis viel ausmachen. Erstens: Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD entscheidet der XML-Teil. Weicht die sichtbare PDF-Seite davon ab, gefährdet das den Vorsteuerabzug des Empfängers. Zweitens: Alle Pflichtangaben müssen im XML selbst stehen, ein Verweis auf einen Anhang genügt nicht. Wie sich XRechnung und ZUGFeRD sonst unterscheiden, zeigt XRechnung oder ZUGFeRD.

Einen Übertragungsweg schreibt das Gesetz nicht vor. Eine E-Mail mit der Datei im Anhang genügt.

Fahrplan bis zum 31. Dezember

Elf Wochen reichen, wenn man sie nicht mit der Softwareauswahl verbringt. Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. Umsatz 2026 hochrechnen. Liegen Sie sicher darunter, haben Sie ein Jahr mehr Zeit — nutzen Sie es trotzdem, die Pflicht kommt 2028.
2. Das eigene Rechnungsprogramm fragen, was es erzeugt. Nicht „kann es E-Rechnung?“, sondern: welches Format, welche Version, welches Profil. ZUGFeRD MINIMUM aus einem älteren Programm ist keine E-Rechnung.
3. Eine echte Rechnung erzeugen und prüfen lassen. Nicht ein Muster des Herstellers, sondern Ihre eigene, mit Ihren Stammdaten. Ein Validator zeigt in Sekunden, ob die Datei die Norm erfüllt — und an welcher Regel sie scheitert.
4. Stammdaten aufräumen. USt-IdNr. oder Steuernummer, vollständige Anschriften, Leistungsdatum oder -zeitraum, Zahlungsbedingungen. Was bisher als Freitext im Fußbereich stand, muss jetzt in Feldern stehen.
5. Kunden informieren. Fragen Sie nach der Adresse, an die E-Rechnungen gehen sollen, und bei Behörden nach der Leitweg-ID.
6. Aufbewahrung klären. Archiviert wird der strukturierte Teil, unverändert, acht Jahre lang — siehe Archivierung und GoBD.

Wer heute noch Rechnungen in Word oder Excel schreibt, muss nicht sofort das ganze Programm wechseln. Eine bestehende PDF-Rechnung lässt sich in eine ZUGFeRD-Datei umwandeln — mit dem Vorbehalt, dass die ausgelesenen Daten jemand bestätigt. Wie das geht, zeigt die Anleitung PDF in ZUGFeRD umwandeln.

Was sich für Rechnungsempfänger ändert

Auch wer selbst erst 2028 ausstellen muss, bekommt ab Januar mehr E-Rechnungen: von allen Lieferanten über der Schwelle. Das ist keine neue Pflicht — Empfangen müssen Sie seit 2025 —, aber erst jetzt wird sie im Alltag sichtbar. Ein Postfach genügt; wichtig ist, dass jemand die Datei einliest oder wenigstens prüft, statt nur die PDF-Seite anzusehen. Der XML-Teil ist die Rechnung. Hinweise für den Eingang stehen in der Anleitung E-Rechnung prüfen, für die Übergabe an die Buchhaltung in E-Rechnung und Steuerberater.

Häufige Fragen

Mein Umsatz 2026 liegt knapp über 800 000 € — reicht ein PDF im Januar noch?

Nein. Für Leistungen ab dem 1. Januar 2027 brauchen Sie dann eine E-Rechnung, es sei denn, Sie fakturieren bereits über ein EDI-Verfahren. Die Zustimmung des Kunden ändert daran nichts: Die Ausnahme mit Zustimmung gilt nur für Unternehmen bis 800 000 €.

Gilt die Schwelle pro Kunde oder pro Rechnung?

Weder noch. Es zählt der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im Vorjahr — über alle Kunden, B2B und B2C zusammen.

Ich bin Kleinunternehmer. Muss ich 2027 oder 2028 etwas tun?

Ausstellen müssen Sie keine E-Rechnungen, diese Befreiung ist nicht befristet. Empfangen müssen Sie sie aber schon seit 2025 — eine E-Mail-Adresse, unter der Rechnungen ankommen, reicht dafür.

Reicht ein PDF, das mein Programm „E-Rechnung“ nennt?

Nur, wenn darin ein XML nach EN 16931 steckt und das Profil nicht MINIMUM oder BASIC WL ist. Am schnellsten finden Sie das heraus, indem Sie die Datei durch einen Validator schicken: Er zeigt Format, Profil und jede verletzte Regel.

Was passiert, wenn ich ab Januar weiter Papier schicke?

Dann ist die Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Das Risiko trägt vor allem Ihr Kunde, dessen Vorsteuerabzug an einer ordnungsgemäßen Rechnung hängt — und das ist der Grund, warum Kunden über der Schwelle selbst nach E-Rechnungen fragen werden.

Kurz zusammengefasst

• Ab 1. Januar 2027 stellen alle mit einem Gesamtumsatz 2026 über 800 000 € B2B-Rechnungen als E-Rechnung aus, ab 2028 alle übrigen.
• Gezählt wird der gesamte Umsatz ohne Umsatzsteuer, auch an Privatkunden; bei Organschaft der des Organkreises.
• Bis Ende 2027 erlaubt bleiben Papier und PDF mit Zustimmung (nur bis 800 000 €) sowie EDI (für alle).
• Es zählt das Leistungsdatum; Dezember-Leistungen, die im Januar abgerechnet werden, fallen über der Schwelle schon unter die Pflicht.
• Als E-Rechnung gelten XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 — außer MINIMUM und BASIC WL. Im hybriden Format entscheidet das XML.

Prüfen Sie zuerst, was Ihr Programm heute erzeugt: Laden Sie eine Rechnung in den kostenlosen Validator — ohne Anmeldung. Und wenn sie durchfällt: In E-Rechnung Pro erstellen Sie ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 oder wandeln vorhandene PDFs um, während der Beta bis 31.12.2026 kostenlos.